A fost odată ca niciodată scrisoarea. A fost, căci s-a pierdut de mult, înlocuită de varianta sa digitalizată, pe care toți o cunoaștem sub denumirea de email. Dacă scrisoarea era citită pe îndelete, iar răspunsul era gândit și periat bine înainte de a fi pus în plic și trimis, emailurile nu beneficiază de aceeași considerație.
Zilnic primim zeci de emailuri atât la serviciu, cât și în inbox-ul personal, iar volumul mare de corespondență ne face să citim pe diagonală pentru a determina dacă e-mailul este important sau nu. În general, determinăm cât de important este un email prin citirea subiectului și a senderului. Dezavantajul acestei metode de a-ți scana corespondența este că poți sări peste un email important dacă subiectul acestuia nu transmite mesajul corect.
La rândul tău, poți trimite emailuri cu conținut urgent, dar care nu vor fi citite atât de repede pe cât ți-ai dori doar pentru că subiectul nu transmite urgența sau importanța mesajului tău. În rândurile următoare îți prezentăm cateva tips & tricks care vor face ca mailurile pe care le trimiți să fie prioritizate așa cum trebuie pentru ca tu să obții rezultatele scontate.
Cum spuneam mai devreme, subiectul unui email este extrem de important. În mod normal în inbox-ul profesional găsești în fiecare dimineață emailuri care așteaptă să fie citite sau, mai bine spus, colegi ori parteneri de afaceri care așteaptă un răspuns.
Deoarece nu poți răspunde în același timp tuturor, vei începe prin a prioritiza emailurile. Un prim pas în prioritizare este să decizi care email din listă este urgent sau important în funcție de subiectul sau titlul acestuia. Același lucru îl vor face și cei care vor primi mailurile tale. Așadar, dacă îți dorești ca mailurile tale să fie citite în timp util, ai grijă cum redactezi subiectul.
De exemplu, dacă ai nevoie de o decizie din partea unui șef, subiectul mailului tău trebuie să reflecte exact acest lucru. Așadar, în loc să trimiți un mail cu subiectul ”Strategie de marketing”, poți scrie ”Decizie asupra strategiei de marketing” sau ”Aprobarea noii strategii de marketing”.
Un alt exemplu este mailul cu caracter urgent. În general expediezi astfel de mailuri atunci când ai un deadline, iar subiectul trebuie, la rândul său, să reflecte acest lucru, pentru ca destinatarul să înțeleagă caracterul urgent al cerințelor tale.
Concret, în loc să pui în titlu ”Raport vânzări pe primul semestru”, este indicat să scrii ”Urgent: raport vânzări, deadline vineri ora 13”. Acest lucru te ajută nu numai pe tine, ci și pe cel care trebuie să livreze raportul.
Felul în care redactezi mesajul este și el extrem de important. Este indicat să fii concis și să folosești cuvinte clare, care să nu lase loc de interpretare. Acest lucru îl va ajuta pe cel ce primește emailul tău să înțeleagă foarte clar ce așteptări ai de la el sau de la echipa lui.
Pe de altă parte, un mesaj clar te va ajuta să eviți un lung șir de mailuri ulterioare, căci nu va fi nevoie să răspunzi unor întrebări prin care recipientul vrea să lămurească ce anume ai vrut să zici. O altă consecință (mai gravă) a unui text ambiguu și care lasă loc de interpretări este aceea că persoana căreia i l-ai adresat poate avea senzația că a înțeles ce îți dorești, nu cere lămuriri suplimentare și, ca atare, emailul tău nu va avea rezultatul scontat.
Așadar, înainte de a începe să redactezi, gândește-te ce anume vrei să obții. Odată ce ai stabilit care este scopul, menționează care este acțiunea pe care vrei ca adresantul să o ia și care este, dacă există, termenul limită. Apoi precizează contextul sau motivul cererii tale și, la final, disponibilitatea ta de a răspunde la întrebări suplimentare.
Mesajul trebuie să fie concis, scurt și la obiect și să capteze atenția. Folosește propoziții și fraze scurte, subliniază cuvintele cheie din mesajul tău sau folosește-te de ”bullet points” pentru a capta și menține atenția cititorului. Nu uita că un mail profesional nu este literatură, ci are un rol strict funcțional și trebuie să aducă rezultate.
Exemplu de cum nu trebuie:
Dragă Matei,
Astăzi, în jurul orei 16, am avut câteva probleme de logare în sistem. Unii colegi au raportat că nu este prima oară și că în plus sistemul este lent, lucru care îi împiedică să răspundă rapid clienților. Un alt aspect este că, după logare, sistemul ramâne blocat preț de câteva minute și asta îi frustrează atât pe colegii mei, cât și pe clienții care așteaptă un răspuns. Unii colegi mi-au spus că au așteptat chiar și câte 10 sau 15 minute pentru ca sistemul să se deblocheze. Crezi că ai avea timp să ne întâlnim și să găsim o rezolvare? Mulțumesc, Geo
Varianta recomandată pentru acest mail:
Îți scriu pentru a stabili o întâlnire pentru astăzi la ora 15, întâlnire în care să discutăm problemele pe care le avem cu sistemul de operare și care afectează drastic productivitatea echipei.
Am identificat 2 probleme majore:
- dificultate la logarea în sistem: mare parte dintre colegi a semnalat că logarea este foarte lentă
- blocarea frecventă a sistemului: sistemul rămâne blocat minute în șir, unii dintre colegi precizând că au așteptat și câte 10-15 minute până la deblocarea sistemului.
Sper că ora este în regulă și pentru tine. Te rog să mă anunți dacă ai nevoie de informații suplimentare.
Mulțumesc, Geo.
Este foarte important ca, înainte să apeși butonul ”Send”, să te asiguri că ai identificat în mod corect persoana căreia vrei să-i trimiți mailul. Evită să apeși butonul ”Reply to all” dacă nu este cazul. Nu pune în CC decât persoanele care sunt implicate direct în proiectul respectiv.
Un alt lucru pe care ți-l recomandăm este ca, atunci când scrii mai multe mailuri cu același subiect aceleiași persoane sau echipe, să îți redactezi e-mailul ca ”Reply” și nu ca pe un subiect nou, separat. Astfel este mult mai ușor pentru toată lumea să urmărească conversația și să fie la curent cu evoluția proiectului, cu ce s-a făcut și ce mai rămâne de făcut.
FOTO: Freepik
Puteti afla mai multe despre politica de cookie-uri accesand acest link: