Time management - cele mai frecvente greșeli pe care le facem în privința organizării timpului

20.07.2018

Sunt unele zile în care 24 de ore nu sunt de ajuns pentru tot ce trebuie să rezolvăm și ne miră faptul că alții reușesc să facă absolut tot ce își propun, având același timp la dispoziție. Cheia este, desigur, un bun time management.  

Time management este procesul de organizare și plănuire a timpului în vederea îndeplinirii sarcinilor zilnice. Un bun time management ne ajută să lucrăm inteligent – nu mai mult, pentru a realiza totul într-un timp mai scurt, chiar și atunci când suntem presați de timp și presiunile sunt mari. O organizare ineficientă a timpului duce la scăderea productivității și la creșeterea nivelului de stres.

Time Management Austral

Ce este time management-ul?

Time management-ul se referă la durata pe care o acorzi fiecărei sarcini și la modul în care îți organizezi îndeplinirea acesteia. Sunt unele zile haotice în care trebuie să ne împărțim atenția între numeroase activități variate la job și, de cele mai multe ori, nu reușim să rezolăm mai nimic din ce ne-am propus.

Un bun time management înseamnă să punem rezultatele pe primul loc; a fi ocupat nu este același lucru cu a fi eficient și, în mod ironic, oposul este chiar mai aproape de adevăr. Cei care obțin ce își doresc în viață își gestionează timpul în mod excepțional, așadar haideți să aflăm care sunt beneficiile unui bun time management:

  • productivitate mai mare și eficiență în îndeplinirea sarcinilor

  • o reputație profesională mai bună

  • mai puțin stres

  • oportunități de avansare sporite

  • mai multe șanse să ne atingem țelurie în carieră și în viață

Cele mai frecvente greșeli pe care le facem în privința organizării timpului pot avea consecințe nefaste:

  • deadline-uri ratate

  • un ritm de lucru ineficient

  • o calitate scăzută a muncii

  • o reputație profesională proastă și o carieră care stagnează

  • mult stres inutil

„Dacă este sarcina ta să mănânci o broască, cel mai bine o faci dimineața. Și daca trebui să mănânci două broaște, este cel mai bine să o mănânci pe cea mai mare prima.” Mark Twain  

Cele mai importante sarcini de lucru trebuie îndeplinite dimineața, deoarece în acest fel vom avea mai mult spor și vom avea impuslul necesar pentru restul activităților

Time Management Austral

5 greșeli pe care le facem privind organizarea timpului


1. Faptul că nu prioritizăm sarcinile

Cele mai multe persoane care lucrează în echipă se simt obligați să facă orice le cer șefii sau colegii de muncă, fără să reprioritizeze ce au de făcut,” a declarat Alari Aho, CEO-ul Toggl.

Când ne planificăm ziua, săptămâna sau luna, trebuie să ținem cont de cele mai importante lucruri pe care trebuie să le facem, nu cele de care avem chef.

„Deseori, sarcina cea mai importantă, cea care ne stă pe cap, este una pe care tot evităm să o îndeplinim, din cauza efortului psihic de care este nevoie.” Kimberly Medlock, coach de productivitate.

Este mai tentant să rezolvăm task-urile ușoare, care ne iau maxim 5 minute, decât pe cele care necesită o concentrare sporită și care, de cele mai mult ori, sunt vitale pentru atingerea unui scop. Dacă nu prioritizăm ce avem de făcut, riscăm să uităm lucruri importante, care să ne afecteze succesul profesional.


2. Subestimarea efortului pe care îl necesită o activitate

Dacă un task durează peste 25 de minute, acesta trebuie să fie inclus în calendar.

Această greșeală este cel mai des întâlnită la oamenii exagerat de zeloși. Ei nu refuză niciodată sarcini în plus care li se par ușoare, fără să calculeze efectiv timpul pe care îl vor petrece încerând să le termine pe toate. Pentru a o evita, trebuie să ne notăm timpul alocat fiecărui punct de pe to do list. Mai mult, este de preferat să dublăm timpul pe care considerăm că îl necesită o sarcină, pentru a nu ajunge să lucrăm panicați toată noaptea.

Pentru o zi de lucru productivă, trebuie să alocăm 10 minute în fiecare dimineață pentru a face un plan de bătaie (de exemplu pe o clasică agendă organizer Timer  - sau pe un flipchart magnetic Forster). Acesta va fi însă actualizat de-a lungul zilei, cu task-uri neprevăzute și urgente.


3. Lucruri care ne distrag atenția

Principalele lucruri care distrag atenția salariaților la job sunt social media și e-mail-urile. Procrastinarea apare atunci când, în loc să ne concentrăm pe ce avem de făcut, ne întrerupem activitatea pentru a verifica conturile de social media (Facebook, Twitter, Instagram) sau pentru a citi mail-urile primite. Pentru a evita acest lucru, trebuie să stabilim un interval orar în care să citim și să răspundem la mail-urile cele mai importante.

Dezordinea este un alt lucru care ne distrage atenția; un birou plin de hârtii nu face decât să ne amintească de lucrurile pe care nu am reușit să le terminăm. De aceea, la sfârșitul fiecărei zi de lucru, trebuie să punem în ordine toate documentele și să le arhivăm pe cele care nu mai au de ce să stea pe birou.


4. Să nu facem o listă cu toate sarcinile zilei

Chiar dacă a lua o foaie de hârtie (sau o agendă) și a trece absolut to ce facem într-o zi poate părea o pierdere de timp, acest lucru este de fapt cel mai bun mod de a cunoaște care sunt greșelile legate de time management pe care le facem.

O situație clară a activității noastre timp de o săptămână de exemplu ne va ajuta să identificăm ce stă în calea succesului nostru în privința organizării timpului. Suntem întrerupți constant de apeluri telefonice sau colegi care ne cer ajutorul? Ne petrecem prea mult timp pe net sau verificând căsuța cu mesaje? După ce vom vedea exact cum ne petrecem ziua și cât timp alocăm fiecărei sarcni din agendă, vom putea elimina timpii morți; în acest scop, putem folosi un panou pluta cu ramă de aluminiu.


5. Multitasking

Potrivit experților, nu există noțiunea de multitasking. Acest lucru înseamnă de fapt trecerea de la o sarcină la alta, care poate avea consecințe foarte grave asupra creierului. Mintea noastră este concepută să gândească și să raționalizeze, nu să rezolve în același timp toate punctele de pe to do list. Este indicat să dedicăm timp și atenție totală fiecărei sarcini în parte, pentru ca rezultatul să fie optim.

 

Voi investiți timp în optimizarea modului în care consumați...timpul? :)

Categorie:

,

Taguri:

,