Ședințele eficiente sau cum ieșiți din meeting room cu decizii

22.03.2019

“Dacă vrei să construieşti un vapor, nu-i baţi la cap pe oameni să adune lemn şi nu le dai sarcini şi îi pui să facă treabă ci, mai degrabă, îi faci să le fie dor de nesfârşita imensitate a mării”

Antoine de Saint- Exupéry.

 

Imaginează-ți că ești acasă cu familia, îi chemi pe toți în living și le spui ce lucruri trebuie să facă, insistând pe ideea că trebuie să colaboreze unii cu alții, mai mult decât o fac în prezent. Pare ciudat, nu-i așa? Pentru că în general, într-o familie lucrurile sunt deja stabilite, fiecare știe în principiu care îi sunt îndatoririle, iar lucrurile par să funcționeze în mod natural și firesc, chiar dacă uneori mai apar neînțelegeri. Într-o familie unită, scopul comun este un lucru de la sine înțeles de toți membrii.

Eficienta in meeting room Austral blog

Imaginează-te acum în meeting room alături de colegii tăi care așteaptă. Tensiunea se simte în aer, pentru că în această încăpere ați mai fost de nenumărate ori. Aceeași echipă a mai discutat același subiect, de cel puțin 3 ori înainte, și nu s-a ajuns la nicio concluzie. Scenariul acesta sună cunoscut?

 

Pe bună dreptate, ședințele reprezintă o componentă necesară a activităților din ziua de azi, însă de prea multe ori ele nu au un rezultat tangibil. Dacă vrei să ieși din acest cerc vicios în care să eviți pierderile de timp și să întrerupi fluxul de lucru în mod inutil, învață să organizezi ședințe eficiente. Pentru că a organiza o întâlnire de lucru din care să ieși cu decizii clare nu este un lucru ușor. Însă, se poate învăța!

 

Iată 5 pași pe care trebuie să-i urmezi în meeting room pentru a valorifica la maximum întâlnirile cu colegii de birou:

 

1. Planifică ședința din timp

Printr-un email, anunță participanții la ședință de subiectul discuției. Înainte de a intra în detalii este bine să te asiguri că toată lumea știe despre ce veți discuta, pentru că altfel se va pierde timp cu explicațiile. În plus, poate că un coleg vrea să vină o idee nouă și astfel are timp să se documenteze asupra subiectului despre care veți vorbi.

 

2. Începe ședința cu o glumă, un joc, un gest amuzant

Deși adesea ignorată această parte, starea de spirit a angajaților sau colegilor tăi este foarte importantă pentru a putea fi receptivi și deschiși către subiectul discuției. Noi îți propunem să abordezi ședința cu un joc pentru a destinde atmosfera. Cum toată lumea vine la ședință cu o agendă de scris, roagă-i să rupă două - trei pagini, să le mototolească astfel încât să le transforme în bile. La semnalul tău începeți să aruncați unii în alții cu bilele de hârtie, îți garantăm că se vor destinde teribil și în plus vor fi mai deschiși în a-și spune părerile și de a accepta părerile celorlalți, odată “armele” puse deoparte. Logic că acest lucru nu trebuie să se transforme într-un obicei, însă uneori în meeting room este bine să lăsați garda jos.

Eficienta in meeting room Austral blog

3. Învăță să colaborezi indiferent de circumstanță

Nu este într-adevăr ușor să creezi o cultură a încrederii în ceilalți, însă atunci când oamenii sunt conduși de niște obiective clar stabilite și de sentimentul unui scop primordial, lucrurile evoluează în direcția bună. La fel se întâmplă și într-o ședință în care discutați planul de bătaie pentru următoarea perioadă.

 

Un exemplu excelent de găsire a soluțiilor în echipă și de punere în aplicare a deciziilor luate este situația de criză din 1970, când rezervorul de oxigen al navetei spațiale Apollo 13 a explodat în timpul celei de-a treia misiuni cu echipaj trimis pe Lună. În acel moment, specialiștii de la NASA au știut că trebuie să abandoneze misiunea și să găsească o cale de a-i aduce pe cei trei astronauți înapoi pe Pământ. Toți specialișii NASA s-au unit într-o singură echipă, au analizat toate datele, au pus pe tablă ideile și au venit cu soluții. Deși au eșuat inițial, timp de două zile au încercat până când au reușit. Scopul de a salva viața colegilor lor astronauți devenise scopul tuturor.

 

4. Ascultă activ în timpul ședințelor

Între “a auzi” și “a asculta” există o distincție pe care puțini o sesizează. Ascultarea activă este esențială în comunicarea cu cei din jurul tău, mai ales în cadrul unei ședințe de lucru, pentru că a asculta înseamnă deopotrivă a auzi și a înțelege în același timp. Dar, atunci când nu ascultăm activ, în mintea noastră are loc un dialog interior, în care facem comentarii, presupuneri, negăm ceea ce relatează interlocutorul sau pur și simplu ne zboară mintea în altă parte. Să rămâi atent și prezent la ședință este pe lângă o formă de respect față de cei din jur și un mod de a înțelege exact subiectul, de a reflecta la cuvintele celui de lângă tine, de a transforma o conversație obișnuită într-un dialog constructiv.

 

Așadar, ce trebuie să faci este să menții contactul vizual fără să te lași întrerupt de telefon sau email, să te concentrezi la ce spune partenerul nu la ce urmează să spui tu, să nu faci presupuneri sau să dai sfaturi fără să-ți fie solicitate, pentru că se vor dovedi inutile, să adresezi întrebări de clarificare doar atunci când este cazul.

 

5. Stabilește rezultate clare

Înainte de încheierea ședinței și de a părăsi meeting room-ul, încearcă să rezumi discuția în câteva idei clare, pentru a te asigura că toată lumea pleacă lămurită de la întâlnire și fiecare știe ce pași urmează să facă și la ce rezultate ar trebui să vă așteptați. Dacă tu ești CEO-ul companiei sau managerul care conduce echipa, așteaptă-te ca oamenii să ceară îndrumare și sugestii despre cum să procedeze. Așa că, după ce i-ai lăsat pe toți să vorbească, propune-le măsurile pe care tu le vezi și cere-le feedback, pentru a ajunge la o concluzie agreată de toți.

 

Prin urmare, schimbarea modului în care organizezi ședințele va avea un impact mare nu doar asupra timpului petrecut, ci mai ales asupra rezultatelor legate de munca fiecăruia. Liderii inteligenți conduc întâlniri de lucru reușite și eficiente, folosind un cadru deschis de discuție, astfel încât fiecare parte implicată se plece din meeting room cu un plan de acțiune clar cu privire la ceea ce urmează să facă.

Taguri:

,