Organizare digitala, pentru calculatoare si e-mail

In articolul precedent am discutat despre modalitati de organizare a biroului, pentru hartii, documente si toate lucrurile de care ai nevoie intr-un birou, insa majoritatea birourilor vin insotite si de un calculator, un PC sau un laptop. O buna parte din munca se desfasoara folosind aceste aparate, astfel organizarea biroului, inseamna atat organizarea fizica a biroului cat si organizarea interna a calculatorului. Un birou organizat si placut nu e de ajuns, daca ajungi sa stai in fata ecranului zeci de minute in sir ca sa gasesti ceva, un document sau un e-mail, productivitatea ta generala va suferi.

Biroul este impartit in doua zone, o zona destinata calculatorului si o zona pentru munca ce nu are legatura cu acesta. Prima zona vine de regula, mai ales daca ai un PC, cu o multime de cabluri, care evident ca se incalcesc, si daca vrei sa gasesti cablul de la imprimanta trebuie sa sortezi o vreme. O solutie de organizare in acest caz, una simpla, este sa lipesti cablurile cu legatura, gen mouse si tastatura, impreuna cu banda scotch, si sa le marchezi fiecare in parte cu un sticker cu numele cablului.

De unde incep?

• pastreaza lucrurile simple. Nu trebuie sa creezi un sistem de organizare pentru care sa ai nevoie de o fisa ca sa il intelegi. Ai mare grija la structura si locurile unde creezi foldere, daca ai anumite fisiere pe care le accesezi des, si trebuie sa intri in mai multe foldere la rand, vei pierde timp si vei fi foarte frustrat. Evita insa sa pui fisiere importante pe desktop, in caz ca sistemul se prabuseste le vei pierde.

• foloseste cuvinte cheie relevante pentru subiect si pentru tine, denumeste-ti fisierele in functie de proiect, data, sarcina etc, lucruri cat mai relevante.

Ce pot sa fac?

• salveaza-ti fisierele des! Foloseste un stick USB sau un HDD extern pentru stocarea fisierelor tale importante. O pierdere de date, inseamna pierdere de munca si de timp, ce te poate afecta nu numai pe tine, mai ales la proiectele mari.

• programeaza-ti zile in fiecare luna pentru curatari digitale, acorda putin timp sa scapi de fisierele vechi si sa iti updatezi fisierele de care mai ai nevoie. Organizeaza-ti folderele in categorii si subcategorii si incearca sa mentii mereu fisierele intr-o locatie compatibila cu natura lor. Si nu lasa documente pe desktop!

• stabileste de la un bun inceput un sistem, o structura, astfel incat atunci cand primesti documente, sarcini sau proiecte noi sa le poti integra usor in modul tau de lucru digital. Deseori la birou suntem asaltati de documente din diferite parti, astfel ca e usor sa te pierzi in ele, sau si mai grav sa le ratacesti.

• cand ajungi dimineata la birou unul dintre primele lucruri pe care le faci este sa iti verifici e-mailul, si deseori sunt mai multe e-mailuri decat ai vrea. Ia-le pe rand, nu te lasa complesit si nu te grabi. Scapa imediat de orice junk mail, sterge-le complet iar pentru celelalte mesaje, creeaza foldere speciale. Mesajele urgente rezolva-le pe loc, iar atasamentele nu le lasa in folderul de download, muta-le in folderul specific documentelor respective.

• verifica-ti inboxul des si repeta procesul. Nu lasa sa se adune e-mailuri, cu cat le verifici mai des cu atat a sa iti ia mai putin timp. Coordoneaza-ti e-mailurile cu lista de activitati pentru zi.