O lectie de organizare pentru birou in 5 pasi

Biroul este locul unde ne petrecem o buna parte din zi, unde ne desfasuram activitatea profesionala, unde muncim. Biroul nostru este o reflectie a ceea ce suntem, o oglinda a cum ne organizam si cum nu ne structuram activitatea; biroul spune multe despre noi, asta pe langa impactul pe care il are asupra productivitatii. Fiecare are un sistem dupa care lucreaza, insa o dezordine totala nu poate fi numita sistem de lucru. Dezorganizarea duce la :

• 47% timp pierdut

• 16% intarzieri la sedinte

• 14% termene limite pierdute

Nu suna bine deloc, asa-i?

Dezorganizarea are un impact mare asupra modului in carelucram, asupra performantei la locul de munca si asupra carierei noastre pe termen lung.

E o problema mare, insa poate fi rezolvata in cativa pasi mici.

1. Fa curat in birou - nu e greu, nu-i asa-i? Acorda-ti cateva minute in fiecare zi ca sa faci curat in jurul tau, scapa de toate lucruri inutile, tot ce nu mai ai nevoie. Tine eventual un cos pentru hartii langa tine, pentru a evita adunarea de tot felul de gunoaie pe biroul tau si in jur. Vei fi astfel mai atent sa arunci lucrurile de care nu ai nevoie, daca ai un cos langa tine.

2. Toate documentele si hartiile pe care le ai pe birou nu trebuie sa stea impreuna gramada, vei pierde minute in sir de fiecare data cand cauti ceva. Imparte documentele pe care le ai dupa tipul lor. Foloseste-te de bibliorafturi, mape sau dosare pentru a mentine totul organizat. Odata inceput acest sistem de organizare tine-te de el, cand ai documente noi, gaseste-le imediat locul potrivit.

3. Foloseste un sistem de etichetare placut si eficient din punct de vedere vizual. Poti de pilda sa creezi un sistem de organizare bazat pe culori, alegi cateva culori, le dai tuturor o semnificatie si marchezi toate documentele pe care le folosesti cu culorile respective. In acest scop poti folosi etichete autoadezive sau si mai bine un aparat de etichetat - astfel iti va fi mult mai usor sa marchezi tot ce ai nevoie, nu doar documentele. Este un mod de organizare elegant si placut din punct de vedere vizual.

4. Imparte-ti biroul in zone de lucru specifice - o zona principala de munca, unde iti desfasori activitatea propriu-zisa, o zona pentru imprimare si o zona pentru arhivare si depozitare. Desigur, in functie de profilul activitatii tale profesionale, poti alege sa iti imparti biroul in zone specifice acestuia. Important este sa nu le amesteci, astfel poti ajunge usor din nou la dezordine. In cazul in care ti se aduna frecvent multa documentatie, foloseste un container sau o alonja specific pentru acest lucru.

5. Nu trebuie sa uitam de obiectul cel mai important de pe birou - calculatorul. Majoritatea dintre noi lucram cu un calculator, iar un birou organizat nu ne va ajuta cu foarte mult daca in mediul virtual ramanem tot dezordonati. Creeaza-ti un mod de organizare propriu, organizeaza-te pe foldere, pe proiecte, cum doresti tu, in asa fel incat sa poti ajunge mereu rapid la un document anume, indiferent daca este curent sau de acum 3 luni. La intervale regulate de timp fa un back-up la datele cele mai importante pe care le ai, fie pe CD-uri sau DVD-uri sau folosind un HDD extern. Pastreaza totul nu doar organizat dar si in siguranta.

Odata ce ajungi sa te obisnuiesti cu un anumit sistem de munca, intri intr-o zona de confort, si continui sa faci lucruri intr-o anumita maniera. Daca esti obisnuit cu un sistem de munca in care toate documentatia pe care o ai poate fi pusa oriunde, in care salvezi fisiere pe calculator unde apuci, vei continua in acest fel chiar daca acest lucru dauneaza munca ta, in prezent si pe termen lung. Insa, odata facuta schimbarea, odata ce incepi sa te organizezi, odata ce te obisnuiesti cu ideea ca documentul acela intra in mapa X si ca dosarul cu culoarea rosie tine de proiectul Y, vei pastra acest mod de lucru, mult mai practic si mult mai placut. Asa ca incepe acum, urmeaza cei 5 pasi pe care i-am prezentat si treci pe modul de lucru organizat!