Managementul timpului este o pierdere de timp? Cum economisești timp atunci când conduci o afacere

13.12.2019

Știai că: 10-12 minute investite în planificarea zilei pot salva cel puțin 2 ore de efort pierdute în haosul întrebărilor ”Oare ce mai am de făcut? Ce este urgent și nu suportă amânare? De ce să mă ocup acum?”

Când conduci o afacere, nu ai nevoie doar de bani, așa cum se gândesc cei mai mulți dintre noi, ci mai ales de TIMP. În acest context, nu e de mirare că timpul reprezintă un subiect central la care cercetătorii tot fac referire, încercând să-l redefinească prin raportare la ultimele teorii elaborate.

Managementul timpului este o pierdere de timp? Cum economisești timp atunci când conduci o afacere

Una dintre cele mai eficiente abilități ale omului modern este gestionarea eficientă a timpului. Dacă nu îți administrezi bine timpul, nu ai cum să îți atingi obiectivele la locul de muncă și nici din viața profesională, mai ales atunci când conduci o afacere. Sigur, nu înseamnă că nu vei progresa. Însă, managementul timpului tău va fi o luptă permanentă, cu multe resurse consumate. Pentru persoanele care pierd și timpul liber prețios puțin pe care îl au, știu prea bine cât de dificilă poate fi atingerea unor obiective. Așa că echilibrul este esențial, mai ales atunci când conduci un business.

 

Managementul timpului este o pierdere de timp?

 

Organizarea timpului a devenit marea preocupare a oamenilor și companiilor moderne din prezent. Dar, un lucru vrem să-l precizăm de la bun început: nu există o strategie de gestionare a timpului universal valabilă. Ce funcționează pentru o persoană, o echipă sau o organizație, poate cauza stres și frustrare pentru o alta.

 

Pentru ca managementul timpului să nu fie totuși o pierdere de timp, soluția este să îți găsești propriu mod de a lucra și de a îți gestiona corect timpul și energia în funcție de importanța lucrurilor din viața ta. Potrivit lui Carson Tate, autorul cărții „Work Simply”, există mai multe stiluri majore de a gestiona timpul:

  • Prioritizarea: Oamenii pentru care prioritizarea funcționează sunt orientați spre obiective, sunt consecvenți și hotărâți. Ei sunt cei care au înclinație spre analiză și dezbatere.
  • Planificarea: În acest stil de management al timpului se încadrează oamenii care vor să fie apreciați și le place recunoașterea. Ei sunt adepții discuțiilor atunci când ceva nu merge cum trebuie sau au vreo îngrijorare.
  • Vizualizarea: Există oameni care se organizează fără să pună prea mare preț pe detalii, aceștia sunt persoanele inovatoare, care vizualizează ceea ce au de făcut, fără să fie nevoie de planificare anterioară.

 

Cum economisești timp atunci când conduci o afacere?

 

Companiile mici, în special, nu își pot permite să piardă timpul cu gestionarea și ineficiența timpului. Cu toate acestea, beneficiile practicilor bune de managementul timpului sunt incomensurabile. Companiile care își gestionează eficient timpul vor livra întotdeauna produsul sau serviciul la timp, ceea ce înseamnă încrederea clienților și a partenerilor și automat o poziție mai bună pe piață. Oamenii de afaceri și managerii ar trebui să cultive o atmosferă de muncă care pune accent pe gestionarea timpului. 

Managementul timpului este o pierdere de timp? Cum economisești timp atunci când conduci o afacere

Iată câteva sfaturi pentru oamenii de business pentru a îmbunătăți gestionarea timpului la locul de muncă.

 

Comunică față în față

 

Să stabilesc o întâlnire față în față? Mai bine dau un telefon. Dar dacă trimit un mail? Sigur îmi ia mai puțin timp. Oare un sms ar fi nepotrivit? Comunicarea față în față este încă metoda de comunicare cea mai eficientă, prima opțiune oricând este posibil. Un experiment de anul trecut, publicat în “Journal of Experimental Social Psychology” a arătat că o cerere adresată față în față, unei persoane necunoscute, are șanse cu 34% mai mari de a obține un răspuns pozitiv, decât dacă este transmisă printr-un e-mail.

 

Folosește instrumente de administrare a taskurilor

 

Poate există ordine, și planificare, și comunicare eficientă și dacă ai o afacere mică și nu dispui de o secretară. Aceste instrumente sunt aplicații de management al proiectelor care te pot ajuta să-ți pui în plan taskurile într-un mod structurat și organizat. De exemplu, cea mai folosită aplicație de managament al proiectelor în rândul companiilor de mici dimensiuni este Basecamp. Avantajul acestei aplicații este acela că întrunește într-un singur loc toate metodele de comunicare de care ai nevoie când lucrezi în echipă. Așadar îți pune la dispoziție posibilitatea comunicării între membrii echipei printr-un chat, prin email (Message board) și bineînțeles crearea listelor de taskuri (To Does) și a programării lor conform calendarului.

 

Automatizarea sarcinilor recurente

 

Atunci când vorbim de gestionarea timpului, automatizarea sarcinilor recurente, precum integrările fișierelor, importul și exportul de informații, colectarea manuală a datelor, este una dintre cele mai eficiente strategii. Lucrurile pot avansa în fucnție de domeniul de activitate al business-ului tău. De asemenea, sarcinile precum facturarea periodică sau pontajul angajaților pot fi automatizate pentru a-ți simplifica munca zilnică.

Singurul pericol care apare aici este legat de pierderea a ceea ce numim factor uman.

 

Învață să prioritizezi corect

 

Pentru a lua rapid decizii, clasifică task-urile de care trebuie să te ocupi într-o zi, în patru cadrane în funcție de urgență și importanță. În acest sens, te poți folosi de strategia lui Eisenhower (Eisenhower Matrix) care te învață cum să stabilești și să prioritizezi sarcinile pornind de la urgență și importanță.

  • Urgent și important: task-uri pe care să le rezolvi ACUM;
  • Urgent dar neimportant: lucruri pe care să le faci acum, dar cel mai bine ar fi să fie delegate altcuiva sau eliminate;
  • Non-urgente, dar importante: lucruri către care să îți îndrepți atenția. Cu cât vei rezolva mai multe din această categorie, cu atât vei avea mai puține task-uri urgente.
  • Non urgent și neimportant: lucruri de ignorat sau de eliminat.

 

Să adopți o strategie eficientă de management al timpului poate face diferența între a fi ocupat și a fi productiv. Cu atât mai mult când vorbim de o afacere, pierderea timpului poate provoca pagube mari. Este suficient ca o sarcină importantă să nu fie realizată la timp, ca activitatea unei firme să se dea peste cap, ceea ce înseamnă pierderi de bani, de încredere.