Mai repede. Mai bine. Mai inteligent. Managementul timpului conform principiului Eisenhower

12.07.2020

Timp, toți vrem timp, pentru că nu ne mai ajunge să facem tot ce ne-am propus într-o zi. Cele mai cunoscute strategii de gestionare a timpului includ delegarea sarcinilor, stabilirea unor termene limite și scrierea listelor de sarcini. Deseori, însă, volumul taskurilor pe care angajații trebuie să le realizeze zilnic îi copleșește, iar productivitatea generală și moralul angajaților suferă.

Mai repede. Mai bine. Mai inteligent. Managementul timpului conform principiului Eisenhower

Cu numeroasele distrageri pe care le prezintă birourile și tehnologia modernă, nu este neobișnuit ca angajații să își piardă atenția și să nu mai fie la fel de eficienți.

 

Pentru a preveni aceste probleme, este important ca managerii să-i ajute pe angajați să învețe tehnici de gestionare a timpului. Managementul timpului, așa cum este folosit mult mai frecvent, ajută la prevenirea stresului, la încurajarea satisfacției angajaților și la creșterea productivității. 

 

Dwight D. Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, a declarat la un moment dat: „Am două tipuri de probleme: urgente și importante. Cele urgente nu sunt importante și cele importante nu sunt niciodată urgente”. Modul lui de lucru a devenit un concept despre managementul timpului studiat de milioane de persoane care și-au dorit să-și schimbe modul de lucru și să-și organizeze volumul de lucru. 

 

Având în vedere acest obiectiv, iată 5 metode eficiente prin care un angajat își poate spori eficiența la job:

 

1. Planifică în avans

 

Planificarea în avans îți permite să te pregătești mental pentru orice poate veni. Încurajează membrii echipei să-și contureze sarcinile fiecărei zile cu o seară înainte, creând o listă în orice ordine, indiferent de importanța taskurilor. Această activitate îi ajută să-și formeze o imagine clară a ceea ce au de făcut a doua zi, deoarece vor avea deja o idee despre cum va arăta programul lor.

 

2. Prioritizează sarcinile

 

Cel mai important lucru în managementul timpului este prioritizarea sarcinilor și identificarea celor care sunt prioritare și urgente. Astfel, conform principiului Eisenhower, taskurile trebuie împărțite în conform importanței și urgenței lor. 

  • Importante și Urgente. Acestea trebuie soluționate primele. Dacă identifici multe activități urgente și importante, analizează pe care dintre ele le poți prevedea dinainte (planificarea în avans de care aminteam la punctul 1) și gândește-te cum ai putea programa acest gen de activități în timp, astfel încât să nu devină urgente. Astfel, încearcă să planifici din timp cât mai bine activitățile importante pentru a nu deveni și urgente și să nu le poți rezolva în timp util. 
  • Importante, dar nu și Urgente. În acest caz, programarea taskurilor este esențială, astfel trebuie programate cu atenție, pentru ca acest tip de activități te ajută în îndeplinirea obiectivelor personale și profesionale. Alocă timp suficient și planifică realizarea lor, astfel încât să nu devină urgente. Genul acesta de abordare maximizează șansele de a rămâne pe drumul cel bun și te ajută să eviți stresul sub presiunea urgențelor.
  • Neimportante, dar Urgente. Dacă este posibil, aceste taskuri pot fi delegate sau refuzate, atunci când te împiedică să îți îndeplinești obiectivele importante. Dacă este vorba de discuții cu colegii pe anumite probleme, atunci programează intervale de timp în care să fii disponibil(ă) angajaților și colegilor. 
  • Neimportante și Neurgente. Aceste sarcini nu înseamnă că nu trebuie făcute, dar pot fi amânate sau ignorate o perioadă, întrucât nu contribuie la obiectivele tale. Dar, nu înseamnă că trebuie să uiți de ele și să le neglijezi pe termen lung, pentru că se pot transforma în urgente.

Mai repede. Mai bine. Mai inteligent. Managementul timpului conform principiului Eisenhower

3. Folosește tehnologia pentru a automatiza anumite sarcini

 

Există mai multe instrumente care pot ajuta la automatizarea și gestionarea sarcinilor într-un mod mult mai eficient. Găsirea soluțiilor potrivite poate ajuta echipele să economisească timp. Iată câteva idei de încercat:

 

  • Încurajează membrii echipei să creeze șabloane pentru e-mailuri frecvente;
  • Încurajează angajații să utilizeze aplicații de project management pentru a vizualiza programul și sarcinile lor și pentru a stabili mementouri.
  • Utilizează un instrument de urmărire a timpului pentru a monitoriza timpul și pentru a colecta date despre valori cum ar fi timpul petrecut pentru sarcini individuale. Acest tip de instrument te poate ajuta să identifici modalități de îmbunătățire a productivității.

 

4. Colaborează și cooperează

 

Munca în echipă este foarte importantă deoarece te poate ajuta să nu pierzi timp asupra unor sarcini unde nu ești foarte pregătit sau unde nu vezi o rezolvare. Dacă ai încercat și ai stat asupra unui task foarte mult timp, dar nu ai ajuns încă la o soluție, poate că nu ar fi rău să ceri ajutoul. Dacă este vorba de un proiect la care lucrează mai multe persoane, asigură-te că ai transmis informaţiile corecte, dar şi că vei primi informaţiile de care ai tu nevoie. 

 

5. Evită amânările

 

Este în natura umană să amânăm sarcinile neplăcute şi de multe ori alegem să facem lucruri care sunt mai uşoare sau mai distractive, în detrimentul celor cu adevărat importante. Cea mai bună strategie este să rezolvi sarcinile neplăcute dimineaţa, astfel încât vei avea timp restul zilei pentru lucrurile care îți plac.

 

În cazul în care obișnuiești să amâni foarte des anumite sarcini, ar trebui să evaluezi cu atenţie actualul loc de muncă, să revizuiești obiectivele carierei şi să ai în vedere schimbarea locului de muncă, deoarece de multe ori amânarea repetată a sarcinilor este un semn al nemulţumirii.

 

Time management eficient înseamnă și stabilirea clară a obiectivelor, deoarece te va ajuta să îți direcționezi efortul, într-un mod constructiv, către realizarea performantă a task-urilor. Acestea îți vor oferi un control sporit asupra activităților și a timpului investit, oferindu-ți posibilitatea de a evalua progresul în funcție de fiecare activitate în parte.

 

Abilitățile de management al timpului pot fi învățate, iar autodisciplina poate fi impusă. Printr-un efort direcționat către achiziționarea acestor abilități, vei deveni o persoană eficientă și productivă, fapt care îți va permite să performezi pe toate planurile.