Eticheta în business - 5 reguli esențiale pentru organizarea unui eveniment corporate

24.09.2021

Orice business care dorește să construiască relații durabile trebuie să știe că evenimentele profesionale fac parte din eticheta de afaceri. Fie că găzduiești lansarea unui nou produs pentru 300 de persoane, o conferință sau un congres, este esențial să abordezi fiecare eveniment cu o înțelegere a celor cinci elemente ale managementului evenimentelor - cercetare, proiectare, planificare, coordonare și evaluare. Odată ce un eveniment este împărțit în aceste etape ușor de gestionat, este mult mai ușor să îl conceptualizezi și să organizezi totul pentru a-l aduce la viață.

eveniment corporate

Într-o lume din ce în ce mai digitală, evenimentele corporate permit oamenilor să relaționeze într-un mod personal și să dezvolte conexiuni autentice. De fapt, potrivit specialiștilor în marketing, evenimentele corporate live sunt cel mai eficient canal pentru atingerea obiectivelor de afaceri și de a construi recunoașterea și loialitatea mărcii.

 

Iată 5 sfaturi despre planificarea și organizarea unui eveniment corporate pe care participanții nu îl vor uita curând:

 

1. Clarifică scopul evenimentului

 

Odată ce ai decis că vei organiza un eveniment corporate, primul pas este să definești scopul, și anume ceea ce speri să realizezi. Este important să cunoști obiectivele evenimentului pe care vrei să-l realizezi, înainte de a te apuca de orice altceva.

 

Începe prin a te întreba de ce organizezi evenimentul și la ce te aștepți. Odată ce ai identificat obiectivele și așteptările, poți determina cu ce fel de eveniment va rezona cu publicul dorit. În loc să te gândești la el ca la un eveniment corporate, gândește-te la el ca la o oportunitate de branding.

 

2. Stabilește un buget realist

 

Trebuie să știi câți bani trebuie să ai pentru a determina ce fel de eveniment corporate poți realiza. Ar trebui să știi de la bun început cât dorești să cheltuiești și apoi să planifici cu cel puțin 10% mai mult. Lucrurile se schimbă mereu și ar trebui să ai întotdeauna o pătură de siguranță pentru cheltuieli suplimentare și neașteptate care apar întotdeauna.

 

Odată ce ai stabilit un buget, este esențial să știi unde să aloci majoritatea resurselor. De exemplu, dacă cheltuiești mai mulți bani pe decorațiuni decât pe un echipament tehnic video și audio, evenimentul ar putea fi lipsit de profesionalism.

 

Un sfat important este să nu faci economie la mâncare sau băutură și ține cont de anumite preferințe speciale, de exemplu să eiste și preparate pentru vegetarieni. Deși acest lucru poate să nu pară la fel de important ca și alte aspecte ale planificării evenimentelor, publicul are întotdeauna o părere mai bună sau trece cu vederea greșelile atunci când a consumat o mâncare bună.

eticheta business

3. Decide cine va fi publicul

 

O parte importantă a procesului de planificare este definirea publicului țintă. Este vorba de directori și manageri de companii, potențiali clienți și parteneri de afaceri, membri ai comunității sau profesioniști dintr-un anumit domeniu? Odată ce publicul este stabilit, puteți realiza programul în funcție de nevoile și interesele acestora.

 

Este întotdeauna stresant să stabilești câte persoane să inviți la aceste evenimente corporate. Cu toate acestea, specialiștii spun că este întotdeauna mai bine să inviți mai mulți oameni decât prea puțini. În majoritatea situațiilor, prezența unui număr mai mare de oameni nu va strica un eveniment (cu unele excepții, cum ar fi locurile cu spațiu foarte limitat sau în care este planificată o masă). Indiferent de cât de mică sau mare este lista de invitați, ceea ce își vor aminti oamenii este modul în care au fost tratați.

 

Fiecare persoană care participă la eveniment este un potențial ambasador al mărcii sau purtător de cuvânt pentru afacerea ta. Este important să ai un impact semnificativ asupra experienței oaspeților, fără a trece cu vederea detaliile mai fine pe care fiecare participant le va aprecia în mod direct.

 

4. Alege o tematică și un format

 

Odată ce ai stabilit obiectivele și ai definit publicul, este timpul să alegi o temă sau un subiect pentru eveniment și să determini cel mai bun format pentru a-l prezenta oaspeților. De exemplu, coordonarea unui eveniment corporate cu un expert din industrie, cum ar fi un speaker renumit, vă poate poziționa compania ca un consilier de încredere în loc să fie doar un furnizor de servicii. 

 

Este recomandat să oferiți întotdeauna participanților oportunități de a face ceva distractiv, memorabil și distractiv pe care nu l-ar face de obicei. Aceasta ar putea include ascultarea unui bun specialist în domeniu, comedian sau trupă celebră, testarea unui produs inovator sau încercarea pentru prima dată a ceva palpitant sau exclusivist. Un eveniment corporate de succes este captivant în timp ce este educativ.

 

În prezent, evenimentele corporate de succes sunt cele care creează experiențe noi și care pun participanții în situații și în fața oamenilor potriviți pentru a-și îmbogăți rețeaua de cunoștințe și pentru învățare.

eveniment corporate

5. Promovează evenimentul

 

Dacă oamenii nu știu despre evenimentul tău, logic nimeni nu va participa, așa că este important să găsești modalități creative de a-l promova. Pentru un eveniment mic cu o listă limitată de invitați, puteți pur și simplu trimite invitații, dar pentru evenimente mai mari trebuie să fiți mai creativi și mai insistenți.

 

În era digitală de astăzi, sunt necesare o varietate de metode de promovare pentru a genera prezență la un eveniment corporate live. În mod obișnuit, începem prin trimiterea unui e-mail întregii baze de date, urmată de plasarea anunțurilor în site-uri și publicații din industrie și încurajarea echipei de vânzări să promoveze evenimentul ori de câte ori au ocazia să discute cu un client sau partener.

 

De asemenea, începeți promovarea pe rețelele de socializare. Creați o pagină web de eveniment sau, cel puțin, o nouă pagină de destinație în site-ul actual. Marketingul pe rețelele de socializare poate include, de asemenea, videoclipuri promoționale, postări de bloguri pentru oaspeți și mesaje pe Facebook, Instagram sau Twitter. Mențineți același mesaj vizual astfel încât să fie întotdeauna clar că buzz-ul este despre un anumit eveniment.

promovare eveniment corporate

De asemenea, puteți explora posibile oportunități de sponsorizare pentru eveniment. Sponsorii pot finanța o parte din eveniment, ceea ce vă ajută să suportați mai ușor costurile. Sponsorii au un interes major în promovarea acestui eveniment corporate. Puteți dezvolta o serie de pachete de sponsorizare și să îi contactați pentru potențiale oportunități de parteneriat. Acest lucru funcționează cel mai bine dacă vă concentrați pitch-ul pentru a evidenția valoarea participanților pentru potențialii sponsori.

 

Cel mai important, este nevoie să strângeți feedback de la oaspeți. Dacă ați folosit o aplicație de planificare a evenimentelor cu o opțiune de feedback, o puteți folosi pentru a pune întrebări participanților. Aceste informații vă vor ajuta să determinați dacă evenimentul a îndeplinit obiectivele inițiale și ce impact a avut, dacă este cazul, asupra participanților. Apoi, puteți împărtăși aceste informații tuturor părților interesate relevante. Lecțiile pe care le înveți vă vor ajuta să vă rafinați planificarea și organizarea următorului eveniment corporate.





 

Categorie:

,

Taguri:

,