Emailul nu-ți controlează productivitatea: cum ajungi la inbox zero eficient

11.01.2019

Cât timp dintr-o zi consumi pentru gestionarea emailurilor? O jumătate de oră? O oră? Sau poate un sfert dintr-o zi? Teoretic, administrarea timpului pe care îl petreci efectuând acest task pare un lucru extrem de simplu de făcut, dacă ținem cont de toate mijloacele de măsurare de care dispunem. Practic, nu este deloc așa.

 

Pentru că, deși emailul a fost creat cu scopul de a facilita comunicarea, de multe ori se transformă într-un instrument contraproductiv și ajungem în final să ne petrecem foarte mult timp pentru a ajunge la inbox zero.

Inbox Zero Gestionarea emailului Austral blog

Toți avem 24 de ore pe zi. Unii folosesc aceste ore pentru a conduce afaceri de milioane de dolari, alții le folosesc ca să învețe lucruri noi, în timp ce alții rămân blocați în emailurile la care răspund în continuu, fie de pe laptop, fie de pe mobil, fie de pe alte device-uri. Cheia productivității este să lucrăm mai inteligent, nu mai mult. Pentru că nu contează numărul de ore pe care îl petreci la birou, ci cantitatea de muncă pe care ai depus-o în acele ore.

 

Așa că dacă primul lucru pe care îl faci când ajungi la birou este să-ți verifici emailurile și ultimul task înainte să pleci este același lucru, îți lansăm provocarea de a ajunge la inbox zero zi de zi. Cum? Suntem alături de tine în acest demers așa că îți oferim cele mai utile 12 sfaturi pentru a-ți organiza emailurile într-un mod eficient:

 

1.  Șterge toate emailurile vechi. Pentru a începe cu dreptul în acest proces, pornim de la metoda cea mai radicală, dar cea care îți va salva cel mai mult timp, aceea de a șterge tot ce este vechi. Cât de vechi? Depinde ce înseamnă pentru fiecare, pentru unii înseamnă că mailurile mai vechi de 2-3 luni nu mai au nicio importanță, în timp ce pentru alții tot ce a trecut de două săptămâni și-a pierdut valoarea.

 

2. Prioritizează emailurile folosind regula 80/20. Dacă zi de zi ești asaltat de un număr foarte mare de emailuri și din start știi că nu te vei putea ocupa de ele, aplică una dintre regulile care se aplică oricărei zone din viața noastră și anume 20% din intrări (input) sunt responsabile de 80% din rezultatele obținute (output). Astfel, trebuie să te concentrezi asupra emailurilor cu importanță mai mare, adică acele 20% dintre ele care îți vor aduce cele mai bune rezultate. Pe restul, le poți arhiva sau chiar șterge.

 

3. Dezabonează-te la newsletterele “de plăcere”. Te-ai abonat la tot felul de site-uri cu știri, reduceri și alte informații de divertisment, însă foarte rar apuci să le deschizi? Pur și simplu dezabonează-te, pentru că probabilitatea să mai fie de interes după multă vreme, fără să le fi deschis în ultimul timp, este foarte mică. În plus, interesul și preferințele pentru acel subiect scad considerabil dacă au trecut mai bine de 2 ani. Statisticile spun că dacă nu ai deschis mailurile de la un anumit site timp de câteva săptămâni, șansa de a le deschide în viitor pe cele noi este extrem de mică.

Inbox Zero Gestionarea emailului Austral blog

4.  Creează foldere și reguli pentru a gestiona emailurile. Un mod extrem de eficient de a-ți organiza emailurile este organizarea lor pe foldere. Creearea acestor foldere depinde foarte mult de natura emailului (personal sau de job), astfel aceste filtre le vei pune conform nevoilor tale. Mai mult decât atât, pentru a te scuti de mutarea lor în folderele corecte, poți crea reguli care vor trimite emailurile în folderele menționate de tine. Poți specifica de exemplu ca toate mailurile venite From (adresa email) sau doar cele care conțin un anumit cuvânt la subiect să se ducă în folderul dorit prin bifarea căsuței Move the items to folder (Outlook) sau Create filter within this search (Gmail).

 

5. Prioritizează-ți emailurile în mai multe inboxuri. Segmentarea căsuței poștale pe baza priorităților te va ajuta să răspunzi în timp util taskurilor prioritare și să lași pe finalul zilei emailurile mai puțin urgente. Pentru a configura inboxul, trebuie să mergi în opțiunea de Setări și să cauți opțiunea de Multiple Inboxes (Gmail). O metodă la fel de eficientă este folosirea unei aplicații care permite crearea și vizualizarea mai multor inboxuri. De exemplu, Sortd este o aplicație gratuită care funcționează cu Gmail și care îți permite să sortezi emailurile pe categorii, să creezi etichete personalizate pentru fiecare opțiune în parte etc.

Inbox Zero Gestionarea emailului Austral blog

6. Creeează un folder “De răspuns Luni și Joi”. Stabilește-ți o zi sau două din săptămână în care să răspunzi la acele emailuri ne-urgente, dar importante ca valoare, astfel încât să nu te simți presat când ai primit acel email că nu ai timp să răspunzi sau că vei uita de el.

 

7. Aplică metodă OHIO (Only Handle It Once). Premiza acestei metode de eficientizare a timpului este că odată ce “ai pus mâna pe ceva“ să te ocupi de acel lucru pe loc, fără să amâni. Același lucru este valabil și în cazul emailului, dacă l-ai deschis, l-ai citit, ai înțeles practic despre ce este vorba, nu amâna pentru mai târziu dacă nu este vorba de un răspuns care nu îți ia mai mult de 1 minut.

 

8. Marchează emailurile importante. Gmail și Yahoo oferă posibilitatea marcării emailurilor în funcție de importanță, astfel încât dacă ai primit un email foarte important de care nu te poți ocupa în momentul citirii să poți reveni la el, urmând steluța marcatoare. Acest lucru servește și ca un bun memento că acel email a fost citit dar nu a fost rezolvat.

 

9. Fii conștient de faptul că nu trebuie să răspunzi la fiecare email pe care îl primești. În ciuda a ceea ce gândești în acest moment, că toate emailurile sunt valoroase, există specialiști în managementul timpului care sunt totuși de altă părere. Ei cred că este mult mai eficient să folosești timpul pentru sarcini care contează cu adevărat, cum ar fi munca la produse cu valoare ridicată care aduc profit, decât să te stresezi pentru a răspunde la fiecare email primit. Dacă costurile de răspuns depășesc beneficiile, atunci nu merită să îți faci griji, deci șterge-le sau arhivează-le.  

 

10. Setează o limită de timp pe care o petreci în Inbox. Dincolo de regula de 1 minut (OHIO) de care aminteam mai sus, limitează-ți timpul pe care îl petreci în căsuța poștală. În primul rând, analizează cât timp petreci pentru a procesa emailurile, în funcție de importanța lor, apoi gândește-te dacă sunt șanse să eficientizezi cumva acest timp, ca de exemplu să apelezi la răspunsuri deja create pe care să le personalizezi în funcție de situație și destinatar.

Inbox Zero Gestionarea emailului Austral blog

11. Folosește aplicații care să-ți reamintească de emailuri vechi. Boomerang, Superhuman, MixMax sau Streak sunt aplicații care ascund temporar un email din căsuța poștală și îți reamintesc de el conform datei pe care ai setat-o, atunci când ai nevoie de el. De exemplu, dacă trebuie să mergi la un eveniment peste două săptămâni, iar tu ai primit emailul azi, setează-ți în aplicație să-ți readucă emailul cu invitația în inbox cu două zile înainte de eveniment.

 

12. Nu te îngrijora inutil. Și nu în ultimul rând, evită să transformi toată această goană după Inbox zero într-un stres și un efort mai mare, consumator de timp și energie. Amintește-ți doar că a-ți ține inboxul organizat și cât mai curat te va ajuta să găsești mult mai ușor lucrurile de care ai nevoie.

 

“Relația” cu inboxul tău nu trebuie să fie neapărat una de iubire, însă în niciun caz nu trebuie să-l urăști așa cum se întâmplă cu mulți. Într-adevăr, emailul poate fi copleșitor dacă pierdem controlul emailurilor, tocmai de aceea, organizarea lor este importantă în viața profesională și personală. Până la urmă, emailul este una dintre modalitățile cele mai importante de a comunica în mediul business, deci cu cât sistemul de organizare este mai eficient, cu atât îți va fi mai ușor să-ți crești productivitatea.

Categorie:

,

Taguri:

,