Delegarea sarcinilor: 5 moduri prin care poți delega mai ușor dacă ești manager

29.10.2021

Pentru toți liderii de succes, delegarea este o competență de bază importantă, precum și parte a unui plan strategic mai amplu de dezvoltare a membrilor echipei. Delegarea este o abilitate esențială pentru manageri. Dar pentru unii dintre ei poate fi extrem de greu de pus în practică.

 

delegarea sarcinilor

Managerii eficienți știu ce responsabilități să delege pentru a-și acorda timp pentru planificare, pentru a colabora cu ceilalți din organizație și pentru a monitoriza performanța angajaților lor, asigurându-se că le oferă feedback adecvat și oportunități de dezvoltare.

 

Ce înseamnă delegarea sarcinilor și de ce este importantă?

 

Delegarea se referă la transferul de responsabilitate pentru sarcini specifice de la o persoană la alta. Din perspectiva managementului, delegarea are loc atunci când un manager atribuie sarcini specifice angajaților săi. Prin delegarea acestor sarcini membrilor echipei, managerii eliberează timp pentru a se concentra pe activități cu valoare mai mare, menținând totodată angajații implicați și motivați.

 

În acest proces de delagare, managerii își eliberează timp pentru a se concentra pe activități care vor genera cele mai mari profituri și vor contribuie la dezvoltarea companiei și la bunul mers al activităților.

 

Adesea, unii managerii cred că delegarea înseamnă să atribui sarcini angajaților. Delegarea eficientă este atribuirea responsabilităților în raport cu experiența și abilitățile angajatului, pentru a produce rezultatele dorite. De ce nu se face acest lucru bine în foarte multe companii? Un factor major este eșecul organizațiilor de a se asigura că managerii știu să delege în mod eficient. Mulți manageri nu au primit niciodată pregătire în acest sens.

 

Pe de altă parte, există manageri care evită să delege sarcinile, iar motivele sunt:

  • Cred că ar dura mai mult să explice sarcina decât să o realizeze ei înșiși;
  • Doresc să se simtă indispensabili echipei lor, fiind deținătorul cunoștințelor specifice;
  • Le face plăcere să finalizeze anumite proiecte, așa că preferă să nu le reatribuie;
  • Se simt vinovați că ați adaugă mai multă muncă pe lista de sarcini a unui angajat;
  • Nu au încredere în persoana care trebuie să realizeze taskul;
  • Cred că ei sunt singurii care pot face treaba corect;

 

Oricare ar fi motivul pentru care un manager nu vrea să delege taskurile, este important să conștientizezi de ce este important, deoarece refuzul de a delega poate avea consecințe negative. Din cauza supraîncărcării programului și a prioritizării sarcinilor greșite, angajații tăi vor pierde oportunități valoroase de învățare și dezvoltare.

delegarea sarcinilor

5  moduri prin care un manager poate delega sarcinile

 

1. Stabilește clar ce trebuie să delegi

 

Nu orice sarcină poate fi delegată. De exemplu, evaluările de performanță sau orice chestiune de personal ar trebui să fie gestionate de management. În definitiv, cunoașterea punctelor forte și a punctelor slabe ale fiecărui angajat te va ajuta în cele din urmă să îmbunătățești transferul responsabilității către membrii corespunzători ai echipei.

 

Adresează-ți întrebări care să te ajute să înțelegi care este cea mai bună modalitate de delegare. Există o sarcină pe care o realizezi în mod regulat, deși știi că unul dintre colegii tăi este mult mai pregătit pentru a o îndeplini? Atribuirea proiectului altor angajați le-ar ajuta la consolidarea carierei? Dacă există cineva care ar putea face treaba mai bine într-un anumit moment, acesta ar putea fi un moment de predat sarcinile. 

 

2. Analizează punctele forte ale angajaților 

 

Fiecare angajat ar trebui să aibă obiective pentru care lucrează, iar în cadrul acestor obiective există oportunități de delegare. De exemplu, poate ai un angajat care dorește să câștige experiență de management. Tipul de muncă pe care îl delegi ar putea contribui la planul lui de dezvoltare profesională.

 

Pentru alte sarcini, probabil că există cineva în echipa ta cu setul de abilități specifice necesare pentru a obține rezultatul dorit. Profită de acest lucru și ține cont de punctele forte ale angajaților tăi. Când cineva are șanse mai mari de a excela, este mai motivat și mai implicat, va aduce beneficii întregii afaceri.

 

3. Definește rezultatul dorit

 

Pur și simplu atribuirea unei sarcini altcuiva nu înseamnă delegare. Taskurile pe care le transmiți ar trebui să aibă un context adecvat, să se potrivească cu calificarea angajatului și să fie în concordanță cu obiectivele organizației. Înainte ca o persoană să înceapă să lucreze la un proiect, ar trebui să știe ce trebuie să finalizeze și până când, inclusiv valorile pe care le vei folosi pentru a măsura succesul muncii lor.

delegarea sarcinilor

4. Permite și acceptă eșecul

 

Acest pas este deosebit de important pentru perfecționiștii care evită să delege, deoarece cred că drumul lor este singurul mod de a duce munca la bun sfârșit. Trebuie să permiți greșeala și eșecul - nu pentru că angajații ar putea eșua, ci pentru că va permite experimentarea și a da putere oamenilor cărora le atribui sarcini, să aibe curajul să adopte o nouă abordare. Dacă ești un manager deschis la noi idei și abordări ale muncii, îți va fi mult mai ușor să delegi atunci când va fi nevoie.

 

5. Ai răbdare 

 

Ca manager, probabil că ai mai mulți ani de experiență în domeniul tău de acitivtate. Din acest motiv, o sarcină pe care o puteți finaliza în 30 de minute poate dura pentru un angajat o oră întreagă, prima dată când o realizează.

 

Ai putea fi tentat să te oprești în a delega anumite sarcini știind că tu le poți realiza mult mai repede, dar ai răbdare cu angajații tăi. Gândește-te prima dată când ai îndeplinit o anumită sarcină la începutul carierei tale. Probabil că nu ai fost la fel de eficient ca acum; în plus abilitățile de gestionare a timpului cu siguranță s-au îmbunătățit.

 

Odată ce managerii s-au pregătit să delege anumite responsabilități, următorul pas este să comunice cu persoana aleasă să se ocupe de noua responsabilitate atribuită. Întâlnește-te față în față fără presiunea timpului. Aceasta este o comunicare foarte importantă, iar interacțiunea față în față este abordarea cea mai probabilă pentru a transmite mesajul că această discuție este importantă. 

 

Faceți aranjamentele necesare astfel încât să nu fiți întrerupt. Explicați de ce persoana a fost selectată pentru o anumită sarcină și ce rezultate trebuie obținute. Încurajează-l pe colegul căruia îi delegi un task să pună întrebări. Acesta trebuie să fie un dialog, nu un monolog. Asigurați-vă că sunteți de acord cu privire la momentul și procesul de control până la sfârșitul discuției.