Cum optimizăm costurile de papetărie?

02.03.2018

Abordând proactiv gestionarea consumabilelor pentru birou, puteți preveni lipsurile, economisi bani și utiliza eficient resurse (umane, de spatiu etc.). Una dintre aceste abordări poate fi cumpărarea consumabilelor de birou în cantități mari - baxuri, seturi. Dar dacă nu este gestionat în mod eficient, prin acest mod se pot scăpa ușor lucrurile de sub control, lăsându-vă cu un exces de aprovizionare și un spatiu de lucru mai mic. Mai mult decat atat, surplusul duce, de obicei, la deșeuri. In cazul unor business-uri aflate in stadiu de start-up, un surplus de cheltuieli operaționale pot avea un impact major asupra “supraviețuirii” pe piata.

Iată câteva modalități care va vor ajuta să profitați la maximum de achizitia consumabilelor de birou:

Primul pas: pregătirea.  Înainte de a contacta un furnizor, asigurați-vă că știți ce aveți nevoie. Este ușor să fiți atrași de prețuri scăzute, dar in general preturile scazute presupun achizitionarea unor cantitati mai mari. In aceste cazuri trebuie sa aveti in vedere ca unele produse ca tonnerele, tușurile pentru ștampile, uchiar si unele instrumente de scris și au o durată de viață mai scurtă, ceea ce înseamnă că aceste produse pot expira inainte de a fi utilizate.

Sunt perioade in care necesarul de produse de papetarie si birotica aferent diverselor departamente este mai mare. De exemplu, la sfârșitul anului financiar departamentele de financiar-contabile vor folosi probabil mai multe dosare, folii de protectie, bibliorafturi etc. Ajustarea necesarului in functie de consumul lunar al fiecarui departament ar trebui să vă ofere o informatie clară despre ce produse de papetarie trebuie comadate si cantitatea acestora.

Urmărirea comenzilor, dar și a cererilor interne de-a lungul timpului vă vor permite să planificați înainte și să preveniți eventualele lipsuri potențiale. Puteți simplifica mai mult procesul de comandare prin plasarea unei comenzi repetate pentru articolele pe care le cunoașteți deja și sunt folosite lunar. Înțelegerea abaterilor și a fluxului afacerii dvs. presupune că sunteți în măsură să coordonati eficient necesarul de consumabile, cu pierderi minime. Mixați acest lucru cu un furnizor care este capabil să răspundă cerințelor dvs. unice și aveți un duo câștigător. Majoritatea furnizorilor oferă reduceri pentru achizițiile volumelor mari, dar opțiunea cea mai ieftină nu este neapărat cea mai bună. O varietate largă de produse și mărci poate însemna o varianta mai eficienta.

Alte aspecte, cum ar fi livrările exacte și la timp și un sistem simplificat de comandă online, vă pot economisi mult timp. Iar prin platforma de comandă online www.austral.ro puteți beneficia atât de un istoric al comenzilor, de o lista scurtă de produse preferată, de nivele de aprobare, precum și de oferte și discount-uri lunare. În plus, prin abonarea la newsletterele unui furnizor puteți obține, probabil, consumabilele de birou la prețuri chiar mai mici sau cadouri supriză.

Așadar, apelarea la instrumente online de achiziție poate reprezenta soluția salvatoare mai ales pentru bugetele mici si companiile la început de drum. Eficientizarea nu constă doar în goana după promoții, ci înseamnă un sistem avansat de monitorizare, raportare și recalibrare a consumului.