Creșterea productivității sau cum să-ți atingi obiectivele până la finalul anului

15.11.2019

cresterea productivitatii

5 4 3 2 1. La mulți ani 2020? Nu, nu este cazul să începem să numărăm secundele, însă nu ar fi rău să numărăm obiectivele pe care ni le-am propus pentru anul 2019 care este pe final. Fără acțiune, fiecare obiectiv rămâne la “statutul” de dorință, așadar dacă ai nevoie de un impuls, noi credem că ar trebui să te concentrezi pe creșterea productivității. Poate că ai mai auzit acest concept, dacă nu, noi credem că nu ar trebui să îl treci cu vederea, deoarece creșterea productivității te poate duce mai aproape de stabilirea obiectivelor, mai ales acum pe final de an. 

 

Ușor de spus, greu de făcut, cel puțin aparent, dar cu toții avem nevoie din când în când de un imbold pentru a ne spori productivitatea. Și acest lucru ne-am propus de această dată, să-ți oferim câteva reguli de care ar fi bine să știi pentru a-ți crește productivitatea și pentru a-ți atinge obiectivele până la finalul anului:

 

1. Ca să fii productiv trebuie să spui NU

 

A fi zgârcit cu timpul tău face parte din a duce o viață creativă și productivă, spunea Warren Buffet. Matematica timpului este simplă: ai mai puțin decât crezi și ai nevoie de mai mult decât știi. Așadar, unul dintre secretele oamenilor productivi este că-și prețuiesc foarte bine timpul. A spune NU are legătură cu tot ce înseamnă renunțarea la lucruri inutile. Spune Nu emisiunilor tv, rețelelor de socializare, blogurilor, aplicațiilor care îți mănâncă timp fără să-ți aducă la schimb valoare. 

 

Simplifică-ți fluxul de informații, alege surse de informare de calitate, acordă atenție la ce vrei să citești din newslettere cu care vii în contact zilnic. Procesează toate informațiile pe care tu le primești (mail-uri, bloguri, newsletter, reviste, ziare etc) astfel încât să îți micșorezi timpul petrecut citind lucruri neimportante. Datorită acestei acestei măsuri, vei economisi timp pe care îl poți folosi, mai apoi, ca să rezolvi lucrurile care contează.

 

2. Organizează-ți biroul

 

Fie că lucrezi dintr-un birou într-o companie, din propria casă sau în hub-uri și alte spații de co-working, felul în care percepi spațiul de lucru influențează foarte mult productivitatea și motivația de a lucra. În primul rând, evită să ai un bioru aglomerat, încărcat de hârtii, cărți, agende și alte produse de birotică, oricât de utile îți sunt. 

 

Pune la îndemână doar ceea ce folosești zilnic și asigură-te că ai suficiente spații de depozitare pentru ceea ce folosești doar ocazional, pentru a ști să le iei din locul potrivit atunci când ai nevoie. Separă totul pe categorii și etichetează, indiferent că vorbim de bibliorafturi cu dosare și acte sau de fișierele din laptop sau calculator. Cu cât sunt mai bine organizate, cu atât le găsești mai usor, cu atât economisești mai mult timp, deci îți vei crește productivitatea! Este ca un cerc vicios. De asemenea, dacă ții la lucrurile personale sau încărcate cu amintiri încearcă totuși să nu le ții pe toate la îndemână.

 

3. Folosește aplicații de organizare a taskurilor

 

Întâlniri peste întâlniri, proiecte în derulare și multe alte taskuri care așteaptă să intre pe masa ta de lucru. Ai umplut biroul cu post-it-uri colorate lipite peste tot, whiteboard-ul este plin de cifre, agenda are o mulțime de însemnări? Ia-o ușor, nimic nu e insurmontabil, nici măcar munții de taskuri și emailuri. Cu ajutorul aplicațiilor de project management, care sunt foarte ușor de folosit atât pentru taskuri personale, cât și pentru cele de job, îți vei pune ordine în viață. 

 

cresterea productivitatii

Vechia metodă alternativă de organizare a sarcinilor Kanban a stat la baza creării uneia dintre cele mai intuitive și flexibile aplicații de management al proiectelor din acest moment: Trello. Cu o interfață ușor de folosit, aplicația Trello păstrează conceptul de ”post-it-uri pe perete“, sub formă de carduri pe care le poți muta cu ușurință cu drag & drop dintr-o listă de taskuri într-alta.  Asana.com este o aplicație de project management care efectiv gestionează coerent taskurile fiecărui membru din echipă. 

 

Astfel, fiecare membru al echipei primește notificări zilnice despre taskurile pe care le are de îndeplinit și în plus le poate adnota în funcție de severitate Freedom este o aplicație care te ajută atunci când vrei să îți concentrezi toată atenția asupra îndeplinirii sarcinilor curente. Rescue time te ajută să îți urmărești activitățile zilnice și să descoperi tipare ale ineficienței din timpul zilei. 

 

4. Ocupă-te mai întâi de activitățile importante

 

La prima oră a dimineții, când ai parte de cea mai multă energie, ocupă-te de taskurile urgente și de activitățile importante, cele mai dificile. După cum bine știm cu toții, pe parcursul zilei pot apărea evenimente neașteptate care pot cauza întreruperi precum: convorbiri telefonice, email-uri, ședințe care se pot prelungi precum și alte lucruri care vor amâna activitățile importante.

 

În aceste condiții, este foarte probabil să amâni aceste taskuri până la finalul zilei și să nu mai ai energie să le tratezi cu importanța și atenția de care au nevoie. În general, concentrarea scade la final de program, de aceea este de preferat să îți rezolvi activitățile importante înainte de orice altceva.

 

5. Evită pe cât posibil întâlnirile față în față

 

Știm că este cea mai drastică măsură pentru creșterea productivității, însă nu este un secret pentru nicio persoană care lucrează cu clienți, că întâlnirile față în față sunt mari consumatoare de timp. Flexibilitatea a devenit fără îndoială unul dintre elementele importante ale mediului de afaceri din prezent.

 

Statisticile arată că 33% dintre întâlniri sunt neplanificate ceea ce înseamnă întreruperea unor taskuri sau activități a căror reluare înseamnă timp suplimentar pentru înțelegere și verificarea statusului. Dacă întâlnirile sunt urgente și importante, asigură-te că fiecare membru știe despre ce este vorba, pentru a fi pregătit.

 

Atunci când vorbim de managementul timpului, fiecare dintre noi are la dispozitie cele 24 de ore dintr-o zi pe care să le folosim așa cum credem de cuviință. Fiecare om are propriul biortim, anumite capacități, dar și slăbiciuni, de care trebuie să țină cont când vine vorba de productivitatea muncii. Dar, să nu uităm că există puține succese peste noapte și multe succese de toată noaptea! 

Categorie:

,

Taguri:

,