Circuitul corespondenței de business în lume, de la porumbelul călător la plicul cu adeziv

27.06.2019

 

Se spune că oamenii au comunicat prin mesaje scrise cu mult înainte de era noastră. Hellanicus, un scriitor grec care a trăit în a doua jumătate a secolului al V-lea î.Hr, presupune că autoarea primei scrisori, concepută după anumite reguli ale artei epistolare, a fost fiica regelui persan Cirus cel Mare. 

 

De-a lungul istoriei, perioada în care comunicarea la distanță se făcea prin scrisori este astfel incomensurabil mai mare decât cea de circa 200 de ani de la apariția telegrafului. Mii de ani, regi și regine, comandanți miltari și scriitori, și-au trimis mesajele încărcate de putere și decizii. 

Circuitul corespondenței de business în lume

 

 

De la porumbelul călător la curierul cu plicuri cu adeziv

 

Dicţionarul Explicativ al Limbii Române menționează că porumbelul călător, denumit şi voiajor sau de poştă, este un porumbel antrenat să se întoarcă la locul de unde a fost trimis. Conform dovezilor arheologice, porumbeii călători erau folosiți cu aproximativ 3000 de ani î.Hr pentru a anunţa reprezentanţii poporului despre festivităţile somptuoase organizate cu ocazia încoronărilor faraonilor. 

De asemenea, porumbeii călători au avut o importanță cât se poate de palpabilă şi în istoria noastră. Aristotel îi evidenţiază ca fiind adesea folosiți în Grecia antică, având un rol militar deosebit. Romanii însă sunt primii care îi înregimentează şi îi folosesc cu scopuri precise, pentru a trimitele mesajele comandanților de oști.

 

Alege & Cumpără necesarul de plicuri pentru afacerea ta

 

Acum aproape 150 de ani, la Berna, 22 de state printre care și România semnau actul de naștere al UPU (Uniunii Poștale Universale). Prima formă de "serviciu poștal” a existat, bineînțeles, sub forma solilor sau mesagerilor care străbăteau distanțe lungi călare sau pe jos. Sistemele poștale naționale există încă din anii 1600-1700 și prevedeau schimburi de corespondență în interiorul țării, dar și între națiuni.

 

Apariţia telegrafului şi a sistemului Morse de codificare a literelor şi cifrelor prin impulsuri standardizate a schimbat totul. Codul Morse inventat de pictorul Samuel Finley Breese Morse în anul 1838 a fost aplicat cu ajutorul inginerului Alfred Vail, în 1844 pentru a transmite mesaje între Washington şi Baltimore. Statele Unite ale Americii au adoptat apoi rapid acest sistem nou de comunicare, care s-a răspândit fulgerător în lumea întreagă. 

 

Și-au pierdut scrisorile cu plicuri din hârtie valoarea într-o eră puternic tehnologizată?

 

Corespondență în afaceri, cele mai importante reguli

 

Comunicarea în afaceri este esențială pentru orice tip de business. Acest fapt este extrem de important în cazul corespondenţei de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al companiei care îl trimite și poate influența favorabil sau nu climatul pentru buna desfăşurare a unei tranzacţii. 

Circuitul corespondenței de business în lume

 

Sfera corespondenței în afaceri este largă și cuprinde o multitudine de aspecte. Practic, este imposibil de a întreprinde o afacere fără a apela la acte şi scrisori oficiale. Există mai multe tipuri de corespondență în afaceri și anume:

 

  • Corespondența oficială, adică totalitatea actelor şi scrisorilor ce servesc ca mijloc de legătură şi schimb de informaţie între persoanele juridice sau între cele fizice şi juridice. Actele emise de o persoană juridică sunt considerate acte oficiale. Corespondenţa oficială tratează probleme cu conţinut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc.
  • Corespondența comercială reprezintă în ansamblu scrisorile comerciale schimbate între agenții economici cu scopul de a perfecta diferite activități de natură economică, socială sau economică.

 

Alege & Cumpără necesarul de plicuri pentru afacerea ta

 

 

Scopul trimiterii scrisorilor oficiale sunt variate, dar ele trebuie să fie întotdeauna clare, ca să provoace reacţia scontată a destinatarului faţă de modul sperat de expeditor. Cele mai frecvente situații în care se trimite corespondență în business au ca scop final: 

 

  • Inițierea relațiilor profesionale dintre persoane fizice sau juridice
  • Stabilirea relațiilor în scopul rezolvării unor probleme;
  • Modificarea sau încetarea relațiilor din anumite motive.

 

Bineînțeles că există o mulțime de alte motive pentru a trimite scrisori în plic către un destinatar concret care este informat de ceva sau i se solicită un anumit lucru. Cele mai frecvente scrisori de business își doresc să: 

 

  • Informeze sau să solicite o informație;
  • Să își exprime acordul sau dimpotrivă să respingă;
  • Să explice sau să rectifice ceva;
  • Să reclame sau să efectueze o plângere;
  • Să-și ceară scuze sau regrete față de o situație neplăcută ori tristă;
  • Să solicite sau să ofere ceva;
  • Să facă o invitație de participare la un eveniment;
  • Să accepte sau să refuze ceva;
  • Să mulțumească;
  • Să felicite pentru realizări sau evenimente importante.

 

Avantajele comunicării scrise pe hârtie în afaceri

Normal că într-o lume computerizată, în care am ajuns să trimitem informațiile în fracțiuni de secundă și să păstrăm informațiile pe device-uri atât de mici că ajung să sfideze legile fizicii, e imposibil să nu te întrebi Dar de ce să scrii pe hârtie ceea ce poți spune mult mai repede prin telefon sau prin intermediul unui computer?

Alege & Cumpără necesarul de plicuri pentru afacerea ta

Există mai multe argumente care confirmă că atât în prezent, dar și în viitorul apropiat, corespondența oficială pe hârtie continuă să fie la fel de viabilă, la fel de valabilă ca proverbul latin „Verba volant, scripta manet!”, așadar iată ce credem noi:

  • scrisorile originale, semnate, au o putere de convingere mai mare decât discuțiile verbale sau decât textele scrise, transmise electronic;
  • scrisoarea originală poate îndeplini un rol economic, cât şi juridic, constituind elemente de înregistrare contabilă sau servind ca probă în justiţie; 
  • scrisorile pe format de hârtie sunt cel mai confidenţial mijloc de transmitere a informaţiei;
  • scrisorile de afaceri oferă posibilitatea de a formula şi a structura corect gândurile, evitându-se, astfel, reacţiile pripite ale interlocutorilor, care pot deveni prejudicioase într-o relație de afaceri.

În loc de încheiere, am vrea să vă adresăm o singură întrebare: „Credeți că într-o lume a emoticoanelor și a mesajelor text automate, mai există loc pentru hârtia aleasă cu grijă, cerneală și plicuri parfumate?

Categorie:

,

Taguri:

,