Ce presupune schimbarea sediului unei firme? Ce este BINE să știi despre sediul social

27.08.2021

Așa cum fiecare persoană fizică are o casă în care locuiește și un domiciliu, este obligatoriu și ca o firmă să aibă un loc de care să aparțină. Orice antreprenor înainte să depună actele pentru înregistrarea unei societăți comerciale trebuie să găsească un sediu social potrivit pentru firma lor. Acest loc denumit sediu social se regăsește în mod obligatoriu în Actul Constitutiv al firmei.

schimbare sediu social

În calitate de antreprenor, manager, contabil sau persoană care se ocupă de bunul mers la unei firme, ar trebui să cunoști câteva aspecte cu privire la sediul social și mai ales ce presupune schimbarea sediului social. 

 

Unde și cum poate fi stabilit sediul social?

 

Sediul unei societăți se poate stabili la:

 

  • biroul firmei;
  • domiciliul unuia dintre asociați sau administratori;
  • în altă locație (spațiu comercial, co-working space, hub etc.) în baza unui contract de comodat sau contract de închiriere;
  • la sediul avocatului, pentru maxim 1 an. După această perioadă, locația sediului trebuie schimbată obligatoriu.

 

Indiferent care este forma sediului social pentru care optezi, la bază trebuie să existe un document justificativ (contract de vânzare-cumpărare; contract de închiriere; contract de comodat etc.) pe care trebuie să îl prezinți la ONRC (Oficiul Național al Registrul Comerțului) împreună cu celelalte documente necesare înființării.

 

Este bine să îți alegi o locație ca sediu social unde să ai acces permanent la corespondență, deoarece notificările din partea autorităților fiscale îți vor veni la acea adresă.

 

Schimbarea sediului unei firme: Ce sediu social este mai potrivit?

 

Cei mai mulți antreprenori aleg ca sediu social al firmei între cele 3 opțiuni, care vin fiecare cu avantajele și dezavantajele sale:

 

Locuință personală

 

Avantaje

  • Costuri reduse. Nu este nevoie de plata unei chirii.
  • Valabilitatea sediului social poate fi foarte mare, nu sunt necesare modificări frecvente la Registrul Comerțului.

 

Dezavantaje

  • Pentru înregistrarea sediului social, va fi necesar avizul asociației de proprietari și acordul vecinilor. 
  • Impozitul pe proprietate va fi mai mare și trebuie declarată la Direcția de taxe și impozite locale drept locuință cu destinație nerezidențială sau mixtă.

schimbare sediu social 

Spațiu de birouri închiriat

 

Avantaje

  • Nu mai este solicitat avizul asociației de proprietari sau acordul vecinilor;
  • Sarcina declarării destinației spațiului la Direcția de taxe și impozite locale nu mai aparține proprietarului;
  • Întreținerea spațiului este în sarcina proprietarului, chiriașul fiind degrevat de grijile administrative. 

Dezavantaje

  • Valabilitatea sediului este limitată la durata contractului de închiriere, prelungirea acestuia fiind realizată prin înregistrarea unei mențiuni la registrul comerțului. Omisiunea de a prelungi valabilitatea sediului poate fi sancționată cu inactivarea fiscală a societății.
  • Costul cu închirierea, chirie care crește semnificativ cu schimbările pieței.

 

Cabinetul unui avocat

 

Avantaje

  • Procedură simplă;

 

Dezavantaje

  • Durata de utilizare poate fi de maxim 1 an;
  • Imposibilitatea folosirii efective a spațiului; sediul social fiind destinat doar primirii corespondenței și funcționării din punct de vedere legal;
  • Credibilitatea societății poate fi afectată de lipsa unu sediu fizic.

 

Schimbarea sediul social: când este necesară?

 

Schimbarea sediului social este necesară, în momentul în care:

 

  • Sediul este la biroul avocatului de 1 an;  
  • Expiră contractul de închiriere și nu mai poate fi prelungit (prelungirea contractului de închiriere trebuie notificată și depusă la Registrul Comerțului teritorial corespunzător sediului);  
  • Are loc mutarea firmei într-o altă localitate, inclusiv în cazul în care mutarea se face pe raza aceluiași Registru al Comerțului competent teritorial;
  • Există motive economice, de rentabilizare, extindere sau reducere a activității;
  • Apar oricare alte situații care impun o relocare.

 

Schimbarea sediului social, fie în același județ sau în altul, se face prin depunerea unei cereri de notificare la Registrul Comerțului pe raza căruia a funcționat sediul social al firmei până la momentul mutării. Cererea trebuie să conțină adresa noului sediu social cu toate actele necesare (contract de închiriere, comodat sau act de proprietate), precum și acordul vecinilor, in cazul firmelor care au sediul social în blocuri cu spații comune. 

schimbare sediu social

Trebuie să se invoce motivul pentru care este necesară mutarea sediului social, iar în cazul în care acesta nu poate fi dovedit cu acte justificative, explicația trebuie să fie clară. În cazul în care noul sediu social se stabilește pe raza unui alt Registru al Comerțului, competent teritorial, pentru o procedură mai rapidă, poate fi notificată de către administratorul firmei și noua autoritate competentă, cu precizarea că precedenta instituție să fi fost deja înștiințată.

 

Dacă expiră durata pentru care s-a stabilit sediul social, fără ca aceasta să fie prelungită prin act adițional sau schimbat în altă locație, firma poate fi declarată inactivă de către ANAF.

 

Mutarea în noul sediu social: produse de birotică utile

 

În funcție de dimensiunea firmei, schimbarea sediului social poate însemna și mutarea într-o nouă locație. În acest caz, este necesară o bună organizare și o strategie bine pusă la punct, astfel încât toate actele, documentele și obiectele din vechiul sediu să fie mutate corespunzător, iar activitatea efectivă a firmei să nu se oprească sau să fie blocată.

 

Mutarea sediului social poate să fie un prilej perfect pentru organizarea mai eficientă a activității birocratice a firmei și pentru amenajarea funcționala a noului sediu, mai ales în cazul compnaiilor care lucrează cu documente și arhive. Astfel, pentru o bună organizare a documentelor, prin folosirea de bibliorafturi și dosare bine marcate, pentru identificarea rapidă a actelor și clasificarea lor corectă este nevoie de produse de birotică pentru organizarea în noul sediu.

schimbare sediu social

De asemenea, mobilierul de birou trebuie ales corespunzător, acesta trebuie să fie potrivit angajaților pentru o funcționare cât mai ușoară, cât și durabil pentru a ține în siguranță documentele. Pentru că schimbarea sediului social poate însemna mutarea într-o locație nouă, luați în calcul folosirea de cutii de depozitare solide, bibliorafturi încăpătoare, cât și distrugătoare de documente.

 

Amenajarea unui nou sediu este extrem de solicitantă pentru toți cei implicați în activitatea unei firme. Momentul trebuie să fie unul bine ales, când nu afectează funcționarea companiei și munca angajaților. Cu această ocazie, se poate realiza dotarea birourilor cu produse noi, cu aparate necesare care ușurează munca tuturor, accesorii de birou și produse de papetărie moderne și practice.