Care este cea mai bună formă de organizare a biroului pentru o echipă fericită?

11.06.2018

Ne petrecem o mare parte din zi, săptămână - din viață - la birou. De aceea, este esențial ca spațiul de lucru, locul în care stăm cel puțin 8 ore în fiecare zi, să ne stimuleze productivitatea și să ne creeze un mediu de lucru cât mai plăcut.

Un spațiu de lucru bine organizat are avantaje extraordinare. Fiecare angajat simte că deține controlul asupra muncii sale și se poate concentra pe ce este cu adevărat important; ordinea și curățenia unui birou elimină energiile negative și orice distragere a atenției, aducând fără îndoială succes întregii companii.

Organizarea Biroului - ordonat  vs. dezordonat

Într-un experiment publicat în Psychological Science, cercetătorii i-au rugat pe participanți să completeze chestionarele în birouri curate și în birouri aflate în dezordine. Spațiu curat și ordonat i-a ajutat pe oameni să se concentreze mai ușor, dar i-a și influențat în sensul unor răspunsuri convenționale și previzibile. Spre deosebire de aceștia, cei care au răspuns în birourile dezorganizate au fost mult mai creativi și plini de imaginație.

Bineînțeles, creativitatea nu este egală cu productivitatea, cel mai important lucru este să îți faci cel mai bine treaba într-un timp cât mai scurt. Găsirea unor mijloace simple și utile de organizare a spațiului de lucru va salva timp și va elimina orice durere de cap.

Ce spațiu este mai benefic pentru productivitatea muncii: open space sau cubicle?

Din păcate, nu exisă un răspuns concret. Fiecare mod de aranjare a biroului are propriul stil, rol, mărime și obiective. Înainte de a ne gândi la culori și elemente decorative, este important să analizăm avantajele și dezavantajele fiecărei configurații, alegând-o la final pe cea care se potrivește cel mai bine cu angajații și mediul de lucru pe care încercăm să îl creăm.

 

Cubicles

La începutul anilor ’60, Robert Propst, un designer care lucra la Herman Miller, a stabilit că persoanele care lucrau în birouri aveau nevoie de autonomie și independență, așa că le-a oferit un design flexibil, cu trei pereți, care putea fi refăcut în funcție de nevoia fiecăruia: cubicle-ul.

Organizarea Biroului - Cubicles

Un studiu realizat pe 40.000 de angajați din 300 de spații de birouri din S.U.A. și publicat în The Journal of Environmental Psychology, a ajuns la următoarea concluzie: birourile private separate depășesc cu mult structura open space, în ceea ce priveșe cele mai multe aspecte ale Calității de Lucru în Interior (CLI), în special ca acustică și spațiu personal. Beneficiile unei interacțiuni mai ușoare între angajați au fost mai puține decât dezavantajele unei configurații open space.  

 

Open space

În ultimii ani, open space-ul a devenit mult mai des întâlnit. Angajații sunt mai fericiți și mai harnici dacă lucrează împreună, în loc să fie izolați fiecare în biroul lui.

Acest spațiu permite o interacțiune mult mai ușoară, promovând astfel creativitatea și spontaneitatea personalului. De asemenea, cei mai noi si neexperimentați angajați pot învăța și întelege mult mai ușor ce au de făcut, de la colegii lor vechi.   

Organizarea Biroului - Open Space

Care opțiune este mai bună?

    Potrivit unui sondaj din 2013, cei care lucrau în open space nu erau atât de fericiți precum sugeraseră cercetările anterioare; aceștia s-au plâns în principal de lipsa intimității, dar și de zgomotul și de zăpăceala unui spațiu deschis de lucru.  

Gălăgia este și principală nemulțumire a oamenilor care lucrează în cubicle, așadar aceasta afectează toți angajații, indiferent de design-ul spațiului de lucru.   

În cele din urmă, fiecare companie ar trebui să ia în considerare atât mărimea ei, cât și rolul angajaților și să aleaga o organizare cât mai potrivită pentru tipul de activitate. Dacă jobul presupune în mare parte vorbitul la telefon, un spațiu separat pentru fiecare angajat ar fi mult mai oportun. Dacă este vorba despre o activitate creativă, în care angajații lucrează constant împreună și fac schimb de idei, open space-ul le va permite o interacțiune mult mai ușoară.

Organizarea spațiului de lucru este extrem de importantă. Aceasta poate influența starea, performanța și eficiența fiecărui angajat. Dacă biroul este aglomerat, scaunele sunt incomode iar lumina este doar artificială, oamenii nu vor fi la fel de motivați ca într-un spațiu aerisit, cu ferestre înalte.  

Organizarea Biroului

5 moduri de a crea un spațiu de lucru ideal

1. Alocă un spațiu relaxării

A asigura un spațiu în care angajații să scape de stresul cotidian de la birou. Aceste locuri pot fi săli de mese, pentru ședințe informale și chiar unele dedicate jocurilor sau altor activități de relaxare. În acest mod, oamenii pot face o pauză de la statul cu ochii în calculator, se pot destinde și pot socializa cu alți colegi.

2. Existența unor birouri separate pentru munca individuală

Cum angajații simt nevoia să facă o pauză, la fel vor un loc retras în care să poată lucra în liniște. „Toată lumea pare să se lupte cu intimitatea la locul de muncă”, a declarat Meg O'Neil, design manager la Steelcase. „Acest lucru afectează implicarea, performanța și satisfacția angajaților”.

Fiecare om suportă diferit zgomotul și haosul dintr-un birou, dar acești factori de stres afectează cu siguranță productivitatea muncii; dacă un angajat trebuie să se concentreze în liniște pe o sarcină sau pur și simplu are un telefon important de dat, trebuie să i se asigure un loc în care le poate face pe ambele.

3. Investiți într-o tehnologie cât mai avansată

Un loc de muncă actual implică utilizarea celor mai noi tehnologii, fie că este vorba despre un laptop nou și ultraperformant, o tabletă de ultimă generație sau o baterie de rezervă cu protecție la supratensiuni, pentru calculatoare si electronice.

În vremurile noastre, oamenii pot lucra de oriunde, așa că este din ce în ce mai greu să le oferi un spațiu în care să vină cu plăcere. Vei dori să le pui la dispoziție cea mai bună tehnologie pe care compania și-o poate permite, pentru a păstra oamenii cei mai valoroși.

4. Accesul la lumina naturală

Angajații își petrec cel mai mult timp înăuntru. Dacă spațiul de lucru este unul anost și puțin luminat, aceștia vor deveni din ce în ce mai apatici și productivitatea lor va avea de suferit.

Potrivit unui studiu realizat de profesorul Alan Hedge de la Cornell University, oamenii care se bucură de lumină naturală la locul de muncă sunt mult mai ageri și veseli. De asemenea, o priveliște frumoasă reprezintă un mare plus pentru orice angajat.

5. Accesorizarea biroului

Un spațiu de lucru personalizat îi inspiră și motivează pe angajați. Fie că este vorba despre fotografii cu cei dragi sau postere cu citatele preferate, accesorizarea biroului este minunată pentru minte și suflet.

 

    Este demonstrat că munca într-un spațiu frumos decorat duce la sporirea creativității,” a declarat Jenna Berman, specialist în marketing și comunicare la Nations Photo Lab. Aceasta a recomandat folosirea panourilor de afișare sau a Whiteboard-urilor, a notesurilor adezive si cuburilor din hartie sau a cănilor personalizate.

 

Care va fi primul pas pe care îl veți face pentru un birou mai happy?

Categorie:

,

Taguri:

,