Aplicații pentru management de proiecte de succes: tips& tricks

04.07.2018

Întâlniri peste întâlniri, ședințe peste ședințe, proiecte în derulare și multe alte taskuri care așteaptă să intre în lucru. Post-it-uri colorate lipite peste tot pe birou, tabla de scris doldora de cifre, agenda plină ochi de însemnări. Când lucrezi în echipă, comunicarea și modul organizat de gestionare a sarcinilor par a nu merge mână în mână, nu-i așa? Respiră și citește în continuare, avem soluția pentru tine!

 

Există și ordine, și planificare, și comunicare eficientă la birou. Se numește aplicația de management al proiectelor care te poate ajuta să-ți transformi ideile în realitate într-un mod structurat și organizat.

 

Am selectat cele mai folosite 5 aplicații de project management, foarte ușor de folosit atât pentru taskuri personale, cât și pentru cele de job.

Management de proiect pentru echipe

Trello - post-it-urile reinventate

 

Vechia metodă alternativă de organizare a sarcinilor Kanban a stat la baza creării uneia dintre cele mai intuitive și flexibile aplicații de management al proiectelor din acest moment: Trello. Cu o interfață ușor de folosit, aplicația Trello păstrează conceptul de ”post-it-uri pe perete“, sub formă de carduri pe care le poți muta cu ușurință cu drag & drop dintr-o listă de taskuri într-alta. Panoul de bază este împărțit pe 3 coloane denumite sugestiv: To Do, Doing și Done. Dacă îți dorești, bineînțeles aplicația îți oferă posibilitatea creării și a altor coloane.

 

Partea frumoasă a acestei aplicații este că o poți folosi indiferent de device, având un panou virtual ușor de utilizat chiar și pe mobil. Fiecare coloană din cadrul board-ului afișează informațiile necesare în proiect taskurile proiectului: membrii echipei, documente atașate, linkuri și termene limite.

 

Un plus al aplicației Trello este acela că membrii proiectului își pot lăsa comentarii în timp real, iar fiecare membru este anunțat printr-o notificare de fiecare dată când un membru al proiectului face o modificare în proiect.

 

Basecamp - foarte ușor de folosit, dedicat echipelor mari

 

Una dintre cele mai vechi aplicații de project management și am putea spune conform statisticilor cea mai folosită în rândul companiilor de mici dimensiuni este Basecamp. Concepută inițial ca o soluție inhouse, Basecamp a avut parte de un succes rapid tocmai datorită acestui fapt: foarte ușor de folosit, de foarte mulți oameni.

 

Avantajul acestei aplicații este acela că întrunește într-un singur loc toate metodele de comunicare de care ai nevoie când lucrezi în echipă. Așadar îți pune la dispoziție posibilitatea comunicării între membrii echipei printr-un chat, prin email (Message board) și bineînțeles crearea listelor de taskuri (To Does) și a programării lor conform calendarului.

Management de proiect pentru echipe

Asana - taskuri și termene limite clare

 

Pe măsură ce o echipă începe să colaboreze, numărul taskurilor crește și astfel apar probleme în comunicare și întârzieri în finalizarea proiectului. Fixarea unor termene limită pentru îndeplinirea taskurilor de zi cu zi pentru fiecare membru în parte este o metodă perfectă pentru a crește productivitatea. Așa intră în scenă Asana care efectiv gestionează coerent taskurile fiecărui membru. Astfel, fiecare membru al echipei primește notificări zilnice despre taskurile pe care le are de îndeplinit și în plus le poate adnota în funcție de severitate. Punct ochit, punct lovit!

 

Wrike - rapid de folosit, fie desktop, fie mobil

 

Timp, timp, timp. Project managerii lucrează cu timpul și încearcă să găsească variantele cele mai bune de gestionare a sarcinilor pentru echipa pe care o coordonează într-un timp cât mai scurt. Pe... scurt, wrike este o aplicație de project management adaptată pentru a funcționa excelent pe mobile (Android) care permite colaborarea în timp real cu echipa ta de oriunde te afli. Poți aloca taskuri membrilor echipei, poți seta deadline-uri și chiar configura un proiect nou. În plus, se integrează cu Google Drive și cu DropBox, ceea ce înseamnă că ai acces la toată informația extrem de ușor, dintr-un singur loc.

 

TeamWork - eficiență în cel mai bun timp

 

O aplicație de management ceva mai complexă, cu mare adaptabilitate pentru diverse contexte de utilizare, este Teamwork. Nu doar că este un instrument care te ajută să fii mai productiv la locul de muncă prin ușurința de a urmări un proiect de la început până la finalizare, ci are capacitatea de a-ți structura taskurile mult mai în amănunt, îți oferă posibilitatea de a face time tracking (folosind ceasul de la desktop sau cel al aplicației poți măsura exact timpul petrecut în realizarea unui anumit task) și de a concluziona rezultatele în grafice gantt.

 

Iubitor sau nu al agendelor din hârtie, nu ai cum să nu recunoști utilitatea aplicațiilor de management de proiect. Pentru că, dincolo de orice aspect de bussines, o astfel de aplicație îți organizează și implicit îți simplifică viața de la birou. Evident, tu ține-te de notițele pe agendă - sunt o metodă excelentă de a-ți organiza gândurile și planurile care nu dă greș în combinație cu aplicațiile online.

Categorie:

,

Taguri:

,