7 reguli simple pentru arhivarea documentelor si pastrarea ordinii

26.04.2021

 

Arhivarea documentelor este una dintre problemele cu care se confrunta orice tip de business la un moment dat. Atunci cand sertarele birourilor si tavile pentru organizare nu mai fac fata este momentul sa treci la actiune si sa gasesti solutii care sa te ajute sa pastrezi ordinea in spatiul de lucru.

Pe masura ce activitatea companiei va deveni mai intensa, vei realiza ca doar ordinea te va ajuta sa mentii echilibrul si sa lucrezi fara piedici. Citeste in continuare ce reguli simple sa urmezi pentru arhivarea documentelor si in ce produse de arhivare sa investesti.

 

1. Arunca actele de care nu mai ai nevoie

Triaza actele importante de cele care nu iti mai sunt de folos. Asigura-te mai intai ca nu vei mai avea nevoie de documentele respective intr-un moment din viitor, dupa care le poti trimite spre reciclare ori sa le introduci intr-un distrugator de documente. Astfel te asiguri ca datele raman in siguranta.

Daca nu stii ce sa faci cu anumite contracte ori facturi, le poti depozita in cutii de arhivare, asigurandu-te ca nu incurca pe nimeni. Pe langa faptul ca mentin actele in siguranta, aceste produse de papetarie permit si o utilizare inteligenta a spatiului.

 

2. Gandeste-te la noi locuri de depozitare

Locurile de depozitare din preajma biroului trebuie dedicate actelor importante sau celor cu care lucrezi frecvent. Este important sa le ai la indemana astfel incat sa castigi timp pretios in timp ce lucrezi. Daca nu ai suficient spatiu, investeste in noi produse de birotica si papetarie, asa cum sunt bibliorafturile. Acestea nu ocupa mult spatiu, sunt incapatoare si permit o cautare rapida. In comert gasesti bibliorafturi pe nenumarate nuante, de diferite dimensiuni, fabricate din plastic ori carton. Poti alege intre modele de biblioraft A3, biblioraft A4 sau biblioraft A5.

Urmatorul nivel este sa achizitionezi suporturi rotative pentru bibliorafturi. Acestea sunt incapatoare, rezistente si te ajuta sa castigi timp pretios.

 

3. Foloseste etichete autoadezive

Desi par o solutie banala pentru organizarea biroului, adevarul este ca etichetele autoadezive se dovedesc a fi un adevarat aliat. Foloseste-le pentru a identifica mai usor dosarele de care ai nevoie in activitatea ta. De exemplu, le poti grupa in functie de categorie (contracte de vanzare, facturi la utilitati, plati catre furnizori etc).

 

4. Alege un spatiu al urgentelor


Pentru a te asigura ca ai mereu la indemana actele importante, dedica un loc de depozitare urgentelor. Acesta ar trebui sa se afle in vecinatatea spatiului tau office si sa contina doar acele documente de care ai nevoie rapid.

 

5. Fa copii dupa documente

O buna arhivare a documentelor implica si o solutie de rezerva in caz de pierdere ori deteriorare. Fie ca optezi pentru o variata fizica ori pentru una in format electronic, important este sa stii mereu de existenta acesteia.
 

 

6. Asigura-te ca stocul produselor pentru arhivarea documentelor este pe plus

In functie de intensitatea cu care se folosesc anumite produse de papetarie, verifica-le periodic stocul si noteaza de fiecare data necesarul. Exemple de produse pentru arhivarea documentelor: dosare de plastic ori de carton, bibliorafturi, cutii de arhivare si tavi pentru documente.

 

7. Fa periodic ordine in birou

Cea mai buna metoda pentru a pastra ordinea in firma este sa faci ordine saptamanal ori lunar, in functie de volumul de munca si de cantitatea documentelor. Investeste in orice fel de obiecte de papetarie care sustin productivitatea in firma si asigura confortul angajatilor.

Te invitam in magazinul nostru online sa iti completezi lista cu produsele de papetarie si birotica necesare.