6 moduri de a face ședințe online mai eficiente și mai productive

01.03.2021

Globalizarea, pandemia și munca remote au adus o nouă provocare în ceea ce privește comunicarea în companii: provocarea clienților, partenerilor de afaceri sau colegilor care nu se află în același loc. Întâlnirile personale devin, prin urmare, mai puțin frecvente deoarece necesită atât costuri de călătorie, cât și timp alocat.

6 moduri de a face ședințe online mai eficiente și mai productive

Pentru a păstra controlul asupra întâlnirilor și al programului, luați în considerare aceste șase sfaturi și moduri pentru a adopta standardele pentru o întâlnire online eficientă:

 

1. Stabilește obiectivele întâlnirii

 

Fără o idee centrală și un timp specific alocat discuțiilor, nu este posibil să se genereze o atmosferă creativă de întâlnire. Tocmai de aceea, punctul esențial este planificarea atât a timpului pentru prezentare, cât și pentru discuții. De asemenea, fie că ședința are sau nu o ordine de zi, asigură-te că știi foarte clar care sunt obiectivele săptămânii. Înainte de ședință, reunește toate ideile principale pe care le veți dezbate.

Pregătirea unei liste sau a unui set de idei te va scuti de presiunea de a te pierde în discuție, de a generaliza și îți va permite să interacționezi în cadrul ședinței. Nu ezita să-ți notezi întrebările sau să îți configurezi din timp documentul cu obiectivele sau ideile inițiale. Indiferent care este stilul tău de organizare a ședințelor online, această practică de pregătire îți va asigura eficiență și o productivitate mai mare.

6 moduri de a face ședințe online mai eficiente și mai productive

2. Verifică aspectele tehnice

 

Mă aude toată lumea?” „ Se vede acum pe ecran?”- acestea sunt unele dintre replicile clasice pe care majoritatea le-au auzit în apeluri Skype sau întâlniri online. Indiferent că ești la prima ședință online sau ai destul de multă experiență, asigură-te că știi cum să folosești tehnologia. Agreați modul de apelare cel mai potrivit și verifică dacă difuzoarele funcționează. Verifică de asemenea dacă cineva are nevoie de timp suplimentar pentru a accesa linia de conferință. Pentru a preveni orice astfel de problemă, ia-ți câteva minute înainte de a începe pentru a face verificări. 

 

3. Moderează ședința online

 

În funcție de participanții la ședința online și de trăsăturile lor personale, întâlnirile virtuale pot varia: uneori toată lumea vorbește deodată, alteori apar pauze lungi când nimeni nu spune nimic. Pentru a evita amestecul de voci și timpii morți, adresează direct întrebările celorlalți participanți la întâlnire. Dacă oamenii lucrează împreună sau individual, nu îți fie teamă să-i întrebi direct dacă au ceva de adăugat sau de întrebat. Conducând astfel conversația, te asiguri că ai maximizat timpul de ședință și că toată lumea a fost ascultată.

 

4. Pregătește agenda ședinței online

 

Una dintre cele mai bune metode ca ședința online să se desfășoare cât mai eficient este ca fiecare persoană care participă la întâlnire să primească agenda întâlnirii într-un document care poate fi accesat simultan din toate locațiile. Permite tuturor să contribuie în prealabil cu ceva la agendă - în acest fel, toți vor fi implicați în discuție. 

Pentru întâlniri mai lungi, încearcă să organizezi informațiile în etape de 10 până la 15 minute. Aceste durate mai scurte ajută la menținerea atenției tuturor angajaților și a concentrării. Evidențiază foarte clar când ai ajuns la sfârșitul fiecărei etape, astfel încât participanții să fie gata să treacă la următoarea parte.

Nu uita că în întâlnirile personale există glume și râsete, în timp ce întâlnirile online rareori permit conexiuni emoționale între participanți. În multe cazuri, toată lumea este epuizată și frustrată după o ședință online, deoarece discuția s-a concentrat foarte mult pe latura profesională și nu s-a făcut nicio conexiune reală.

6 moduri de a face ședințe online mai eficiente și mai productive

5. Îmbunătățește-ți abilitățile de comunicare online

 

Succesul unei ședințe online depinde adesea de skilurile de comunicare ale organizatorului întâlnirii. Mai ales dacă participanții nu s-au mai întâlnit anterior, acești ”spargători de gheață” îi pot încuraja pe toți să se relaxeze și să se familiarizeze înainte de a discuta despre afaceri. Puteți cere participanților să se prezinte și să ofere câteva informații despre ceea ce fac; apoi faceți un exercițiu care îi ajută să afle mai multe despre ceilalți. Dar, pentru a face acest lucru  eficient, în calitate de ”spărgător de gheață” este important să îți îmbunătățești abilitățile și instrumentele de care vei avea nevoie pentru a reuși în acest rol.

 

6. Oferă ajutor în timpul discuțiilor

 

În ședințele față în față, oamenii primesc indicii importante din expresiile feței, tonul vocii și limbajul corpului. Din păcate, aceste elemente sunt adesea pierdute în ședințele online, motiv pentru care trebuie să iei în considerare și acest aspect atunci când comunici cu participanții.

În primul rând, îmbunătățește-ți abilitățile de ascultare activă. Focusează-te către persoana care vorbește și arată-i că ai înțeles la ce se referă rezumând ceea ce spune ea sau adresând o întrebare relevantă. De asemenea, dacă nu ești sigur cu privire la ceva, spune acest lucru și cere clarificări. O modalitate de a face acest lucru este „Andrei, sunt foarte încântat că feedback-ul pozitiv este atât de bun, dar sunt îngrijorat de scăderea numărului de clienți noi. Ce părere ai despre asta?”.

 

Este foarte important să limitați numărul de participanți la ședințe online, ori de câte ori este posibil. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că toată lumea are posibilitatea de a se implica. Este deosebit de relevant pentru brainstorming sau sesiuni de discuții și pentru momentul în care trebuie să luați decizii.

 

Companiile folosesc din ce în ce mai mult ședințele online pentru a comunica cu membrii echipei din întreaga lume. Acestea necesită strategii de comunicare și pregătire diferite în comparație cu întâlnirile față în față. Tocmai de aceea, așa cum am menționat anterior, orice ședință online are nevoie de o pregătire în avans. Familiarizați-vă cu platforma onlie și veniți cu un plan de urgență pentru a gestiona eventualele probleme care pot apărea. S-ar putea să doriți, de asemenea, să numiți pe cineva care să se ocupe de problemele tehnice pe măsură ce apar, astfel încât să vă puteți concentra exclusiv pe facilitarea întâlnirii.

 

Categorie:

,