5 sfaturi esențiale pentru ședințe online la fel de eficiente ca la birou

01.05.2020

Chiar dacă organizarea unei ședințe de pe telefonul mobil este mai ușor de pus în aplicare și de utilizat, profesioniștii spun că nu e o idee tocmai bună. Cel mai bine este să folosești laptopul sau calculatorul pentru a efectua ședințe online pentru a-ți lua cu ușurință notițe și pentru a avea o imagine stabilă, de bună calitate.

5 sfaturi esențiale pentru ședințe online la fel de eficiente ca la birou

 

Despre cele mai bune sfaturi pentru a ține ședințe online la fel de eficiente ca la birou vom vorbi în acest articol și despre cum să menții legătura cu echipa ta la distanță.

 

Cum tot mai mulți angajați lucrează de acasă în prezent, în urma măsurilor de distanțare sociale impuse pentru prevenirea coronavirusului, ședința online nu a fost niciodată mai esențială pentru funcționarea cu succes a afacerii tale. Dar, desfășurarea unei întâlniri online eficiente și productive este adesea mai dificilă decât organizarea unei ședințe față în față din cauza tehnologiei implicate, a distanței dintre participanți și a tendinței lor de a pierde concentrarea pe măsură ce întâlnirea continuă.

 

Iată așadar 10 sfaturi care te vor ajuta să desfășurați o ședință online de succes:

 

1. Alege instrumentele potrivite

 

Așa cum menționam anterior, folosirea unui laptop este de dorit în defavoarea telefonului din motive ce țin de calitatea imaginii. Dar, de asemenea și aplicațiile pe care le folosești pentru a te vedea online sunt esențiale pentru ca ședințele să se desfășoare cât mai eficient. Unele aplicații permit ca doar o parte dintre participanți să se alăture și nu permit partajarea ecranului, în timp ce altele fac posibilă conectarea a sute de persoane la aceeași conferință și vizualizarea desktopului tău. 

 

De exemplu, poți folosi Skype care permite apeluri video, apeluri audio, mesagerie scrisă, transfer de fișiere. Poate fi folosită de pe telefoanele cu Android și iOS, pe dispozitivele cu Windows, dar si din browser. De asemenea, Zoom este considerată o opțiune foarte bună pentru aplicațiile profesionale, deoarece te ajută să organizezi conferințe video și audio, sa trimiți mesaje scrise, dar și să organizezi webinarii. Asigură-te că vei cerceta toate aplicațiile disponibile pentru a face cea mai bună alegere pentru business-ul tău. 

 

Oricum, nu uita ca înainte să desfășori prima întâlnire online cu toții participanții, testează tehnologia cu unul sau doi participanți pentru a vedea cum funcționează totul.

 

2. Pregătește participanții pentru ședință

 

Cuvântul „agendă” vine din limba latină și înseamnă “ acele lucruri care trebuie făcute”. Existența unei agende este esențială pentru ca toți participanții la o ședință să aibă o idee clară despre scopul acelei ședințe. Înainte de a intra în detalii este bine să te asiguri că toată lumea știe despre ce veți discuta, pentru că altfel se va pierde timp cu explicațiile. 

 

5 sfaturi esențiale pentru ședințe online la fel de eficiente ca la birou

 

Asigurarea că toți participanții au acces la programul de întâlnire înseamnă:

  • Instruirea participanților în utilizarea software-ului folosit (Nu toată lumea are cunoștințe tehnologice, iar unii pot avea nevoie de mult timp și instrucțiuni pentru ca software-ul să fie instalat și să funcționeze corect);
  • Distribuirea informațiilor despre care se va discuta în timpul întâlnirii (Este recomandat să se trimită agdena întâlnirii pe email cu punctele importante de discuție. Agenda se construiește și se înmânează participanților cu 1-2 zile înainte de ședința.);

 

3. Pregătește o scurtă prezentare

 

O scurtă prezentare despre topicul discuției din ședința online nu ar trebui să fie foarte diferită de o prezentare față în față împreună cu toți cei din sală. Începe cu un cuvânt de bun-venit, poate o glumă pentru a destinde atmosfera și apoi continuă cu prezentarea proiectului. Dar, asta nu înseamnă că nu va trebuie să te adaptezi la noul mediu de întâlnire.

 

De asemenea, este esențial să știi structura pe care vrei să conduci întâlnirea online, astfel încât să poți menține totul organizat și să mergi în direcția bună cu discuțiile. Toate acestea se pregătesc din timp pentru că altfel vor fi foarte mulți timpi morți.

 

4. Rămâi focusat

 

Cele mai eficiente ședințe sunt cele care au obiective clare, în care discuțiile sunt focusate pe subiecte clare, precum realizarea proiectelor în desfasurare sau statusul unor taskuri. Cercetătorii spun că un singur obiectiv clar te poate ajuta să scurtezi cu până la 17 minute într-o ședință, deoarece atenția va fi îndreptată asupra propunerilor pe care le ai și astfel nu se va mai pierde timp cu presupuneri. 

 

5 sfaturi esențiale pentru ședințe online la fel de eficiente ca la birou

 

Puneți accentul pe unul sau două subiecte, dar dacă trebuie să acoperi mai multe probleme, atunci acordă timp oamenilor să facă o scurtă pauză pentru a merge la baie sau pentru a-și lua o cafea. 

 

5. Păstrează ”eticheta”

 

Chiar dacă vorbim de o ședință acasă, într-un mediu mai puțin profesional, încearcă pe cât posibil să păstrezi eticheta unui mediu de lucru business. Așază-te la un birou, poartă o ținută adecvată și evită să mănânci alimente în timpul acestor întâlniri.

 

De asemenea, nici distragerile legate de telefon sau email nu sunt de dorit, chiar dacă nu ești tu persoana care coordonează discuția, deoarece e important să asculți cu atenție ce se discută pentru a nu reveni ulterior cu întrebări redundante. 

 

Ședințele reprezintă o componentă necesară a activităților din ziua de azi, însă de prea multe ori ele nu au un rezultat tangibil. Dacă vrei să ieși din acest cerc vicios în care să eviți pierderile de timp și să întrerupi fluxul de lucru în mod inutil, învață să organizezi ședințe eficiente. Ține cont că unele companii aleg să schimbe cu bună intenție locația pentru sedintele pe care le au programate sau chiar să planifice întâlniri în aer liber, la o cafea sau într-un spațiu mult mai prietenos, deoarece toate aceste lucruri ajută la creșterea creativității. 

 

Deci, chiar dacă ședințele de lucru se desfășoară acum online, acest lucru nu ar trebui să te împiedice, dimpotrivă, se spune că persoanele relaxate sunt mult mai eficiente și mai productive dacă se află în mediul lor, așa că această strategie poate reprezenta chiar un avantaj pentru întreaga companie.