5 moduri inedite prin care puteți transforma ședințele la birou în proiecte de succes

17.07.2018

Imaginează-ți această situație. Luni dimineața, intri în biroul unde lucrezi și observi că un coleg din alt departament vine și îți ia mouse-ul de la laptop. Îl privești consternat de la distanță cum pleacă liniștit cu obiectul tău și cum se apucă de lucru ca și când nimic nu s-ar fi întâmplat.

 

Imaginează-ți și această situație. Marți dimineață, unul dintre colegii de birou te invită într-o ședință. Începeți să vorbiți despre subiect însă divagați rapid, între timp apare un coleg și el invitat, reluați din nou subiectul, când vă uitați la ceas, observați că timpul a trecut în mod surprinzător de repede, fără să ajungeți la o concluzie clară. Decideți să reluați discuția mâine, într-o nouă ședință.

 

 

Crezi că există vreo diferență între cele două situații?! În ambele cineva “fură” ceva altcuiva. Într-un caz este vorba de un lucru material, în celălalt caz este vorba de timp, care în definitiv se traduce tot prin a pierde bani.

 

 

Ședințele dintr-o organizație sunt importante, iar comunicarea este esențială într-o echipă ca lucrurile să funcționeze bine. O ședință bună poate genera multe soluții fezabile, care să îmbunătățească modul în care funcționează compania sau să ajute membrii ei să lucreze mai eficient, însă o ședință poate fi total neproductivă, care să enerveze participanții ei și implicit să consume resursele firmei inutil.

 

Pentru cea de-a doua situație, cea problematică și frecvent întâlnită, ne-am propus să venim cu soluții. Așadar, vă prezentăm 5 moduri inedite prin care puteți transforma ședințele de la birou “dureroase”, într-unele îndrăznim să spunem... fantastice.

 

1. Începe ședința cu o glumă!

 

Glumele, bancurile, întâmplările hazlii sunt cele mai bune moduri de a rezona cu oamenii, de a-i face să se simtă bine. Emoțiile pozitive la job conduc către a obține rezultate mai bune, deoarece relaxarea mentală lasă loc liber creativității, spun specialiștii în domeniu. Asta nu înseamnă că pe agenda ta nu trebuie să se regăsească elementele mai puțin plăcute ale discuției și aspectele importante despre care vreți să vorbiți. Însă, folosește-te de puțin umor pentru a capta atenția de la bun început, pentru a induce bună dispoziție, dacă situația permite, bineînțeles. În plus, se spune că umorul este una dintre cele mai bune modalități pentru ca mesajul transmis să ajungă la țintă.

 

2. Toată lumea cu agendă, fără telefon… vă rugăm!

 

Un alt aspect recomandat de către trainerii de bussines este acela ca participanții la ședință să renunțe la telefoanele inteligente care le distrag atenția și să vină cu o agendă și un pix. Și noi credem că este posibil să stăm fără telefon măcar o oră sau cel puțin să îl avem undeva la îndemână fără însă a-l butona, dat fiind faptul că 52 de minute este maximum de timp în care angajații pot rămâne concentrați.

 

3. Sparge rutina ședințelor cu ceva neașteptat!

 

Odată cu trecerea timpului, ședințele periodice încep să intre în rutină și să nu mai stârnească interes, ba dimpotrivă. Dacă obișnuiești să organizezi ședințe săptămânale, sparge rutina și stabilește întâlnirile într-un mod neașteptat. Dacă sediul biroului este în apropierea unei cafenele, ședința de început de săptămână se poate desfășura chiar acolo sau dacă vremea de afară vă permite, mergeți într-un parc. Când vine vorba de noi moduri de a organiza ședințele pentru a stimula creativitatea din organizație… sky is the limit!  

 

 

 

 

4. Folosește o tablă magnetică și desenează!

 

În lume, poate chiar în acest moment, milioane de oameni participă la o ședință. Mulți dintre ei vor privi plictisiți cifrele de pe tablă sau dintr-o prezentare. Același lucru se întâmplă adesea și în echipa ta, nu-i așa? Pentru a nu le pierde atenția și deopotrivă pentru a-i relaxa, folosește-te de tablă și de câteva carioci colorate pentru a desena. Exact, ai citit bine! Transformă propria prezentare plictisitoare într-o prezentare interactivă cu desene.  Nu îți fie teamă de rezultatul artistic, lasă-ți imaginația să zboare și dă frâu liber creativității. Dă viață și culoare cifrelor tale pentru că în esență acuratețea informațiilor va fi apreciată și nu calitatea desenelor!

 

5 Un ALTFEL de brainstorming!

 

Într-o ședință de succes organizatorul ei trebuie să-și urmărească obiectivul întâlnirii și să obțină ceea ce și-a dorit de la bun început. Dacă nu ai la îndemână o secretară care să noteze toate ideile care se vor pune în discuție, util ar fi să te folosești de notițele venite chiar de la participanții la ședință. Vino pregătit cu un set de postituri colorate, împarte-le participanților și faceți o sesiune de brainstorming în care fiecare să-și noteze ideile. Folosește-te de un joc pentru a le capta atenția și provoacă-i să explice ideea avută utilizând un număr maximum de cuvinte, folosindu-se de rime sau combinând cuvintele cu desene sugestive.

 

Majoritatea managerilor consideră că irosirea timpului este una dintre cele mai comune probleme în ceea ce privește ședințele din cadrul companiilor mari sau mici. Întrebarea noastră pentru tine este: Vrei cu adevărat să procedezi altfel, vrei să ieși din cutia cu convingeri limitative? Atunci îndrăznește și fă o schimbare!

 

Ne-ar plăcea să ne spui părerea ta și ideile care au funcționat pentru ședințele de la birou din compania în care lucrezi!

Categorie:

,

Taguri:

,