Valoarea acestor documente merge, însă, mai departe de operațiile cotidiene, iar arhivarea lor corectă garantează că acestea vor putea fi o resursă valoroasă nu doar din perspectiva controalelor fiscale, ci și pentru analize viitoare ori pentru luarea de decizii.
 

1. Stabilirea unei politici comprehensive de arhivare

Arhivarea documentelor trebuie făcută în baza unor reguli și criterii bine stabilite încă de la început. O astfel de politică trebuie să includă proceduri care să stabilească în mod clar ce documente trebuie păstrate și perioada de arhivare, locul de depozitare, accesul la arhivă, dar și cum vor fi distruse odată ce intervalul stabilit s-a scurs.

Astfel, iată lucrurile de care trebuie să ții seama:

• Determină intervalul minim de timp de arhivare pentru fiecare tip de document în parte, în funcție de cerințele legale și de nevoile companiei;

• Stabilește tipul de documente: politica de arhivare trebuie să specifice în mod clar ce tip de document trebuie arhivat;

• Metodologia de păstrare a documentelor este o parte importantă a acestei politici, iar aici este esențial să specifici cum (fizic sau digital) și în ce condiții vor fi arhivate documentele, pentru a te asigura de buna lor păstrare pe termen lung;

• Accesul la arhivă trebuie și el definit ca parte a politicii de arhivare: creează reguli clare despre cine și în ce condiții poate accesa arhiva companiei, garantând astfel securitatea și confidențialitatea documentelor arhivate;

• Stabilește metode sigure și conforme cu legea pentru distrugerea sau ștergerea documentelor al căror termen de păstrare a ajuns la final.

2. Organizarea și indexarea arhivei

O bună organizare a arhivei este esențială pentru accesarea rapidă a documentelor. Iată câteva elemente cheie ale organizării unei arhive:

• Creează un sistem coerent și consecvent de numire/numerotare a dosarelor și bibliorafturilor, care să permită identificarea rapidă a documentelor în arhivă;

• Implementează un sistem de indexare clar specificat în politica de arhivare, așa încât să poți găsi documentele cu repeziciune atunci când ai nevoie de ele;

• Auditează arhiva mod regulat pentru a te asigura că documentele sunt arhivate în mod corect, pentru a vedea dacă sunt documente lipsă ori pentru a completa/modifica sistemul de indexare.

3. Păstrarea documentelor în siguranță și asigurarea confidențialității informațiilor

Informațiile dintr-o arhivă sunt tipărite pe hârtie, iar documentele sunt păstrate în dosare, bibliorafturi sau cutii de arhivare din carton, toate sensibile la acțiunea nivelului de umiditate și temperaturii dintr-o încăpere.

Un nivel de umiditate crescut poate duce la apariția de mucegaiuri, la accelerarea unor procese chimice ce duc la îngălbenirea colilor de hârtie sau creează un mediu favorabil pentru o serie de insecte. În același timp, o temperatură ridicată sau schimbările bruște de temperatură vor accelera procesele de degradare ale hârtiei.

Ca atare protejarea documentelor fiscale de factori ce ar putea duce la deteriorarea lor este un element foarte important. La fel de important ca luarea unor măsuri pentru limitarea accesului în arhivă în vederea garantării confidențialității informațiilor.

• Folosește produse de arhivare create special în acest scop, pentru a preveni degradarea documentelor;

• Păstrează documentele într-un mediu controlat pentru a preveni deteriorarea lor din cauza expunerii la lumină, la temperaturi neadecvate și la umiditatea excesivă.

În mod ideal, spațiul care îți găzduiește arhiva ar trebui să aibă o temperatură între 15-25 °C, un nivel de umiditate de maximum 40-50% și să fie foarte bine ventilat pentru a asigura o bună circulație a aerului.
 

4. Conformarea la legile în vigoare

Arhivarea documentelor fiscale este importantă nu doar pentru bucătăria internă a unei companii, ci și din punct de vedere legal.

De aceea este bine:

• să cunoști și să înțelegi legile relevante în ceea ce privește retenția datelor;

• să iei măsuri care să garanteze confidențialitatea datelor;

• să consulți experți care să verifice că politicile și practicile tale de arhivare sunt în concordanță cu legile în vigoare.

Arhivarea documentelor fiscale nu este doar o chestiune de conformare la litera legii, ci poate fi văzută și ca o investiție în viitor.

Un plan de arhivare care pune accent pe prioritizare, organizare, siguranță și confidențialitate garantează că documentele fiscale ale companiei vor fi accesibile și vor avea o bună integritate pentru mulți ani, aspecte ce vor permite luarea de decizii informate în viitor.

Foto: freepik.com