10 idei de organizare la birou pentru mai multă productivitate în 2021

10.01.2021

Ce-ar fi dacă ai putea face ceva astăzi care să-ți sporească eficacitatea, să-ți reducă stresul zilnic și poate chiar să te pregătească pentru o mică promovare în acest an? Pare un vis nebunesc, însă succesul este al celor care îmbrățișează schimbarea. Un mediu de lucru organizat are mult mai mult decât un simplu avantaj vizual.

 

10 idei de organizare la birou pentru mai multă productivitate în 2021

 

Pentru început, s-a demonstrat că organizarea biroului reduce stresul. Dezordinea semnalează creierului că există o muncă suplimentară de făcut. Când creierul tău se simte copleșit de toate aceste lucruri de făcut, declanșează un răspuns la stres. Organizarea biroului reduce frecvența răspunsului la stres și oferă o senzație de control.

 

În plus, strategiile de organizare la birou te va ajuta să devii mai eficient și implicit mult mai productiv, iar într-un mediul de lucru corespunzător rezultatele bune nu vor întârzia să apară. Modul în care îți organizezi biroul afectează modul în care se comportă echipa ta în acel spațiu, astfel încât organizarea strategică a biroului tău te va ajuta să creezi cultura companiei de care are nevoie echipa ta pentru a-și atinge obiectivele.

 

Așadar, iată 10 idei de organizare la birou pentru mai multă productivitate în 2021: 

 

1. Automatizează sarcinile recurente

 

Probabil există o mulțime de sarcini pe care le realizezi în mod regulat, care îți ocupă o cantitate mare din timp. Mai ales dacă ești asistent manager manager, s-ar putea să te ocupi de aprovizionarea cu produse de birou, programarea întâlnirilor sau verificarea pontajului. Automatizarea acestor sarcini îți poate aduce mai multă productivitate pentru că vei câștiga timp.

 

2. Folosește o agendă Daily Planner

 

Dacă nu ești genul de persoană care să lucreze doar cu aplicații online, încearcă să treci de la o listă plictisitoare de sarcini notate pe o agendă clasică, la una tip „Daily Planner”. Aspectul super-simplu și intuitiv al acesteia te va ajută să vizualizezi întreaga zi dintr-o singură privire, separând în același timp sarcinile, întâlnirile și notițele.

 

10 idei de organizare la birou pentru mai multă productivitate în 2021

 

3. Profită de spațiul de pe perete

 

Dacă biroul tău este poziționat lângă un perete, nu lăsa spațiul respectiv să se piardă. Folosește-l pentru a elibera lucruri care în mod normal stau pe biroul tău, fie plasând o etajeră, fie o tablă de plută cu piuneze. Rafturile de tip fagure sunt la modă și funcționale, în plus sunt ușor de realizat chiar de tine dacă ești o persoană mai îndemânatică. La fel de bine poți plasa un whiteboard pe acest perete dacă ai nevoie de o ”coală albă” mereu la îndemână să-ți notezi ideile sau atunci când vorbești la telefon.

 

4. Etichetează

 

Dacă îți dorești să fii cât mai organizat, furnizorul de etichete ar trebui să îți devină cel mai bun prieten. Glumim desigur, dar lucruri simple precum etichetarea dulapurilor și a sertarelor nu numai că îți va economisi timp și frustrare, dar va limita numărul de întreruperi pe care le primești în timpul zilei. Colegii nu vor mai întreba unde este hârtia pentru imprimantă de cinci mii de ori pe zi, dacă vei lipi o etichetă pe sertarul unde aceasta se află. Bine, probabil câțiva colegi tot o vor face.

 

Nu te opri doar la sertare și dulapuri, ci continuă și cu jungla cablurilor. Folosește benzi colorate pe care să le lipești pe firele cablurilor dinaintea ștecherului băgat în priză, tocmai pentru a ști ce trebuie scos sau introdus. O mică bucată de bandă adezivă colorată te va ajuta să distingi monitorul tău de aeroterma colegului de birou.

 

5. Sortează emailurile

 

Un mod extrem de eficient de a-ți organiza emailurile este sortarea lor pe foldere. Creearea acestor foldere depinde foarte mult de natura emailului (personal sau de job), astfel aceste filtre le vei pune conform nevoilor tale. Mai mult decât atât, pentru a te scuti de mutarea lor în folderele corecte, poți crea reguli care vor trimite emailurile în folderele menționate de tine. Poți specifica de exemplu ca toate mailurile venite From (adresa email) sau doar cele care conțin un anumit cuvânt la subiect să se ducă în folderul dorit prin bifarea căsuței Move the items to folder (Outlook) sau Create filter within this search (Gmail). În plus, dezabonează-te în loc să ștergi mereu e-mailurile și newsletterele care nu îți mai oferă nicio valoare.

Pe blogul nostru poti citi mai mult despre Emailul nu-ți controlează productivitatea: cum ajungi la inbox zero

 

10 idei de organizare la birou pentru mai multă productivitate în 2021

 

6. Folosește un sistem de ticketing

 

Un sistem de gestionare a solicitărilor și taskurilor este de mare ajutor pentru managerii de birou, profesioniștii IT, asistenții administrativi sau oricine altcineva al cărui loc de muncă le cere să trimită o grămadă de solicitări și taskuri. Asana și ZenDesk sunt două soluții excelente de ticketing care nu numai că vă ajută să urmăriți toate aceste solicitări primite, ci vă ajută să răspundeți la ele într-un mod care să nu vă întrerupă fluxul de lucru sau să vă deturneze complet programul zilnic.

 

7. Ascunde firele

 

Dintre toate ideile despre organizarea biroului de lucru, acesta va fi cu siguranță preferatul de către persoana care se ocupă de curățenia birourilor. Cu toate monitoarele, imprimantele, laptopurile, telefoanele și încărcătoarele care împodobesc biroul tipic, numărul de fire din fața noastră poate scăpa rapid de sub control. Deoarece reducerea dezordinii vizuale ajută la reducerea stresului, ascunderea tuturor acestor fire dezordonate este esențială. Dacă biroul nu are un spațiu pentru a le ascunde, încercați să utilizați cleme pentru legături pentru a le grupa și a le scoate din vedere.

 

8. Coș de gunoi sau distrugător de documente

 

Simți că lucrurile de pe birou îți scapă de sub control și că te încurci în cutii, documente, plicuri și notițe? Obișnuiește-te să arunci la finalul fiecărei zile toate acele notițe și hârtii de care știi că nu vei mai avea nevoie din ziua următoare. Un coș simplu plasat sub birou sau un distrugător de documente te va ajuta să păstrezi biroul curat și ordonat. Alegeți modelul de distrugător de documente în funcție de nevoi. Pentru biroul de acasă sau birouri de dimensiuni mai mici, distrugerea este mai puțin frecventă, iar distrugătorul trebuie să ruleze continuu doar pentru câteva minute. Capacitatea distrugătorului reprezintă numărul de coli pe care le poți distruge simultan. Cu cât este mai mare, cu atât poți distruge un număr mare de coli.

 

distrugator de documente

 

9. Organizează cărțile de la birou

 

La prima vedere, organizarea bibliotecii de la birou probabil nu pare atât de importantă prin comparație cu alte activități. Dar, timpul pe care un angajat îl petrece căutând o carte poate fi foarte mare, mai ales dacă vorbim de o bibliotecă generoasă. Indiferent că vorbim de cărți / documentație de specialitate de care aveți nevoie în timpul sau de lectură de plăcere pentru pauză, organizează cărțile după subiect sau alfabetic după autor. 

 

10. Birouri pe roți

 

Unul dintre trucurile interesante din lumea startupurilor și a birourilor open space este alegerea unui mobilier ergonomic. De exemplu, un sfat ar fi să achiziționați sau chiar să instalați rotițe pe partea de jos a birourilor pentru a facilita reorganizarea biroului în câteva minute. Care este avantajul? Capacitatea de reconfigurare a echipei în funcție de proiect și un grad de flexibilitate care încurajează colaborarea și inspiră creativitatea.

 

Cheia productivității este să lucrăm mai inteligent, nu mai mult. Pentru că nu contează numărul de ore pe care îl petreci la birou, ci cantitatea de muncă pe care ai depus-o în acele ore.