#OutOfOffice: Checklist înainte de a pleca din birou

14.12.2018

Gândește-te, doar o clipă, cum ar fi să te duci în Sahara fără pălărie și loțiune de soare sau la Polul Nord fără mănuși și geacă windbreaker. Imaginea care îți vine în mine nu e una foarte plăcută, nu-i așa? Exact așa nu ar trebui să pleci în vacanță fără să-ți rezolvi lucrurile importante de la birou.

Dacă deja a părut un mare
DE CE? în mintea ta, îți răspundem noi super rapid: pentru că la întoarcere, “arsurile” sau “degerăturile” s-ar putea să te afecteze într-atât de rău, încât să regreți toată bucuria concediului. Deci, nu ar fi mai bine să te bucuri de o vacanță binemeritată chiar și după ce te-ai întors!?

Austral blog Out of Office

Dacă ar fi să ne luăm după specialiștii în managementul timpului, primul pas ar fi să verifici “prognoza” de la birou și să analizezi cum se prezintă situația actuală. Poate nu ar fi rău să faci loc în agenda ta și pentru o mică planificare pre-vacanță. Nu trebuie să fie nimic complicat, ci un simplu checklist pentru a te asigura că ai terminat sarcinile urgente, că te înlocuiește cineva în proiectul aflat în derulare și să te asiguri că toți colegii implicați știu cui să adreseze întrebări în cazul în care apar neclarități, în timp ce tu te ocupi de probleme... complicate, precum alegerea tipului de cocktail sau câtă scorțișoară să pui în vinul fiert.

 

Așadar, dacă ai stabilit să fii mai degrabă prevăzător decât încrezător, înainte să ieși pe ușa biroului direct în bătaia soarelui, nu ar fi rău să verifici că:

 

1. Ai rezolvat tot ce era trecut pe lista cu taskuri urgente.

 

Cu minimum două săptămâni înainte de a pleca în vacanță fă-ți o listă cu taskurile urgente și importante. Ocupă-te de tot ceea ce înseamnă răspunsuri către clienți, facturi de achitat, salarii de plătit și ce mai crezi că nu poate fi amânat până la întoarcerea din vacanță. Nu ar fi trist ca din camera de hotel să trimiți emailuri către clienții nemulțumiți sau să dai telefoane cu rugăminți către colegii care te-ar putea ajuta de la distanță?

 

2. Ai contactat clienții și partenerii cu prioritate mare.

 

Poate că sintagma “The customer is the king” este de mult depășită, dar realitatea este că fără mulțumirea celor care cumpără produsele sau serviciile pe care tu le livrezi, compania nu ar putea funcționa, iar vacanța în care te pregătești să pleci nu ar putea fi plătită. Bineînețeles că nu e cazul să vorbim de clientocentrism, dar poate nu ar fi rău să-ți anunți clienții cu care discuti frecvent, cu o săptămână sau două înainte, că urmează să pleci în vacanță. Este o ocazie perfectă pentru a-i asigura cât de importanți sunt în munca ta, pentru că demostrează că te gândești la ei. Pe de altă parte, trebuie să recunoaștem că poate fi scuza perfectă pentru problemele care pot apărea în lipsa ta, astfel că nu vor suna nemulțumiți că lucrurile nu merg așa cum doresc, ci vor aștepta să te întorci, și astfel vei avea parte de liniștea binemeritată.

 

3. Ai discutat cu colegii care îți vor prelua taskurile.

 

În mod inevitabil, vor exista taskuri pe care nu le vei putea termina înainte de plecare. Pe baza responsabilităților pe care le vei menționa în planificarea ta, transferă aceste taskuri colegului care îți va ține locul, astfel încât să se poate ocupa de ele întocmai cum ar trebui odată ce vei pleca în vacanță. Vorbește cu el despre sarcinile pe care i le predai, până în ultimul moment, astfel încât să poate continua după ce pleci exact de unde le-ai lăsat.

 

4. Ai vorbit cu superiorul tău despre locația unde vei merge.

 

Într-o lume ideală, lista de vacanță ar însemna doar să-ți iei geanta sau rucsacul și să ieși pe birou. Să lași lucrurile așa cum sunt și să le reiei exact de unde le-ai lăsat. În realitate, știm cu toții că nu este așa, pentru viața din ziua de azi și joburile actuale implică cu totul și cu totul altfel de sarcini. Chiar dacă ai solicitat concediu cu mult înainte și ai depus cererea cu zilele libere la departamentul de resurse umane, nu ar fi rău să ai o discuție de 2-3 minute cu managerul tău despre locul unde vei merge și disponibilitatea de a fi contactat. Dacă mergi într-o zonă unde nu ai conexiune la telefonul mobil sau internet, asigură-ți superiorul că într-una dintre zile vei merge într-un loc unde vei putea lua legătura cu colegii.

 

5. Ți-ai schimbat mesajul Out of Office de la email.

 

Înainte de ieși pe ușa biroului, nu uita să verifici un lucru aparent nesemnificativ, dar de o importanță foarte mare: statusul de la email. Crează un mesaj automat care să le reamintească sau să-i informeze, pe cei care nu știu, de faptul că ești în concediu și data la care te întorci.

 

Dacă ai nevoie de inspirație în crearea unui astfel de reminder, iată câteva mesaje “out of office” care îi vor face pe colegii sau colaboratorii tăi să zâmbească și cine știe poate să le treacă oful în cazul în care trebuiau să rezolve ceva rapid.

 

Mesaje amuzante Out of Office

 

  • Bună ziua!

În intervalul XXX - YYY nu voi fi la birou. În cazul în care aveți nevoie de o informație urgentă, vă recomand să încercați Google sau Wikipedia! Dacă nu găsiți răspunsul dorit, îl puteți întreba pe colegul meu XYZ la această adresă de email. Mulțumesc!

 

  • Bună ziua!

În intervalul X-Y nu voi fi la birou. Bucură-te de săptămâna aceasta de liniște, după aceea nu îți mai pot promite acest lucru! Namaste!

 

  • Eroare 404. XYZ nu a fost găsit!

Nu încerca să îl cauți în perioada X-Y pentru că îți garantăm că nu îl vei găsi. Dacă vrei totuși să afli mai multe despre dispariție, poți vorbi cu XYZ. O zi cu spor!

 

Mesaje formale

  • Bună ziua!

Mulțumesc pentru email. În intervalul X-Y nu voi fi la birou. Voi răspunde mesajelor tale la întoarcerea din vacanță.Pentru probleme urgente, te rog să-l contactezi pe colegul meu XY. Mulțumesc!

  • Bună ziua!

În perioada X-Y nu voi fi la birou. Pentru urgențe vă rog să redirecționați mesajul către colegul meu XY. Mulțumesc pentru înțelegere!

 

Acestea fiind spuse, indiferent unde ai ales să îți petreci vacanța, îți dorim să te bucuri din plin de aerul tropical sau de fulgii de nea, după caz, și să acumulezi suficientă energie pentru a-ți încărca bateriile pentru vremurile ce vor urma!

Categorie:

,

Taguri:

,