5 Office FunFacts - știi cum te afectează dezorganizarea la birou?

06.04.2018

“Bună dimineața” cănii de cafea preferate de pe birou. “Bună ziua” prânzului, dar și documentelor lăsate de șef peste agenda ta pentru că trebuie revizuite urgent. “Bună seara” cutiilor de arhivare și “La revedere” haosului adunat de-a lungul zilei. Cum ar fi să le saluți pe toate de la prima oră până pleci de la birou? Pentru unii dintre noi, dezorganizarea și aglomerația de pe (în jurul și sub) birou sunt o realitate acceptată, și chiar un mod de lucru asumat.

Cu siguranță haosul are și el farmecul lui - unele studii arată chiar că ar fi reprezentativ pentru nivelul de creativitate al oamenilor și că ne-ar putea încuraja să găsim mereu soluții inedite pentru task-urile și problemele de la birou. Însă nu funcționează așa pentru toată lumea, iar cei mai mulți angajați sunt afectați de dezorganizare în mod vizibil - fie că aceasta se vede la nivelul lor, personal, al echipei sau al modului în care e este folosit spațiul din birou. Vorbim despre 5 moduri în care...haosul creativ se dă la o parte în fața celui neproductiv!

 

57% dintre oameni își judecă partenerii de echipă pe baza modului în care arată biroul lor și pot evita să lucreze cu el din cauza dezordinii.

1. Conform unor sondaje realizate în Statele Unite ale Americii, un angajat care lucrează în birou pierde zilnic 50 minute căutând documente pierdute sau organizate ineficient. Vorbim de aproape o oră care se consumă pentru o bucurie prea mică: găsirea unei hârtii, oricât de importantă ar fi ea. Și pentru că multe dintre task-uri se mută în mediul digital, iată că și acolo “pierdem vremea”: 1.8 ore pe zi și până la 9.3 ore pe săptămână (în medie) sunt petrecute de angajați în căutarea fișierelor pierdute. Practic, am putea la fel de bine să avem un coleg care să înoate printre e-mailuri și documente și acesta să fie unicul lui scop.

 

2. Se pare că, în timpul ședințelor cu echipa, șeful, clienții ș.a.m.d., creierul nostru reține doar 5% din ce ni se spune/auzim. În absența notițelor de orice fel, practic, putem lipsi cu totul de la întâlniri - ar fi la fel de productiv. Dar și modul în care notăm și păstrăm informațiile - în agende, pe post-it-uri sau oriunde altundeva - contează. Indexarea notițelor și organizarea lor pe date sau temă ușurează găsirea informațiilor în mod eficient mai târziu. Altfel ne-am întoarce puțin la punctul 1, în universul căutărilor zadarnice.

3. Tot americanii și-au pus problema, au investigat și au aflat că 57% dintre oameni își judecă partenerii de echipă pe baza modului în care arată biroul lor. Mai exact, colegul cu toate lucrurile împrăștiate sau adunate pe birou este considerat o persoană dificilă, haotică și un om cu care nu vrei să lucrezi. Acest lucru blochează chiar și productivitatea dovedită a acelei persoane - adică oricât ar demonstra contrariul, va exista o reticență în a colabora cu el. Acest lucru duce, evident, la lipsă de productivitate la nivelul întregii echipe și scoate un angajat - parțial sau total - din circuitul de lucru.

 

4. E evident că biroul propriu-zis ar trebui să fie liber, să lăsăm doar lucrurile de care chiar avem nevoie pe el, însă multă lume uită de...podea și împrejurimi. Micile reflexii ale vieților personale ale angajaților (geanta de sală, coletele primite la birou etc.), dar și obiecte necesare la birou ajung să se adune în jurul biroului, pe spătarul scaunului sau sub birou. Mobilarea corectă a spațiului nu ține doar de design, ci și de eficiență.

5. Multitasking-ul este un trend în modul de lucru în secolul al XXI-lea. Însă este pe cât de hip & trendy pe atât de dăunător. Productivitatea scade cu până la 40% când rezolvăm mai multe task-uri simultan, iar tendința de a face asta este influențată și de...dezordinea și lipsa de organizare din birou. O agendă deschisă la notițele de la ultima ședință + post-it-uri adunate și aruncate întâmplător pe tot biroul și pe laptop + documente de semnat și trimis sub laptop + smartphone mereu aprins de notificări = o formă de multitasking care sapă constant în capacitatea ta de concentrare și de găsire a celei mai bune soluții pentru ceea ce ai de făcut.

E destul de clar că știm că dezorganizarea ne întrerupe din a fi atât productivi, cât și fericiți cu ceea ce facem și, implicit, cu rezultatele obținute. Însă ne păcălim, uneori, că nu e atât de rău pe cât pare. Începe fiecare zi de lucru cu 5 minute de ordine - se va vedea pe birou, dar se va vedea și în gânduri. Spor!

Categorie:

,

Taguri:

organizare birou ,