Secretele unei conferinte de succes

19.10.2017

Organizarea unei conferinte implica numeroase decizii: de la stabilirea obiectivelor generale si specifice, tipul de eveniment, speakerii potriviti, tematica (daca e cazul) la alegerea furnizorilor potriviti sau chiar si a echipei implicate. Astfel, munca de organizator de evenimente devine una dintre cele mai stresante ocupatii din zilele noastre. S-au scris zeci de carti despre realizarea planului unui eveniment, implementarea si promovarea lui. Insa, deseori au fost omise situatii concrete, de zi cu zi, cu care se confrunta orice organizator si de care depinde in mare masura succesul unei conferinte.

                                                     

Una dintre cele mai importante si stresante decizii este alegerea locatiei potrivite. Aici pot aparea nenumarate situatii neprevazute, asadar ce ar trebui sa avem in vedere:

1. Localizarea

Ai grija ca spatiul evenimentului sa fie intr-o zona centrala si usor de ajuns din diferite zone ale orasului. E bine sa ai in vedere si traficul agomerat din orele de varf. Ai grija ca mijloacele de transport in comun sa poata ajunge aproape cu usurinta. Daca mare parte din invitati sunt din afara orasului sau tarii e recomandat ca evenimentul sa aiba loc intr-un spatiu langa hotelul unde sunt cazati.

2. Parcarea

Ideal ar fi ca spatiul pentru eveniment sa fie dotat cu parcare incapatoare. Insa, daca, din pacate, sala rezervata nu este prevazuta cu aceasta, sa ai in vedere sa:

  • Rezervi spatiul de langa sala pentru invitatii tai. Ai grija ca pretul parcarii sa fie inclus in pretul biletului (daca exista taxa pentru conferinta).
  • Negociezi cu o firma de taxi sau transport (Uber, Taxify) pentru a stabili preturi reduse pentru participantii la eveniment, utilizand, de exemplu, un cod promotional

3. Echipamentul tehnic

Asigura-te ca sala este dotata cu echipamentele necesare prezentarilor: video-proiector, pointer laser, microfoane, amplificator de sunet,  lumini, prelungitoare, televizoare LED (daca e cazul). Fa o proba cu o zi inainte de eveniment, pentru a te asigura ca totul va functiona cum trebuie.

Tot aici trebuie sa ai in vedere si functionaitatea aerului conditionat si puterea de difuzare a wif-ului.

4. Catering

Discuta inca de la inceput cu reprezentatii salii daca pretul inchirierii spatiului include si costul serviciilor de mancare.  Avand in vedere durata evenimentului, ulterior vei putea decide daca e nevoie doar de mici gustari sau e necesara si o masa completa.

Nu uita sa verifici inainte daca invitatii sunt alergici la anumite alimente sau daca au preferinte aparte (sunt vegetarieni, vegani etc.)

5. Servicii si facilitati

Locatia are un spatiu dedicat organizatorilor? Avand in vedere multiplele necesitati, este de bun augur ca organizatorii sa se bucure de un spatiu exclusiv al lor, unde isi pot lasa diferite obiecte sau pot intreprinde rapid cateva task-uri neprevazute.

De asemenea, verifica daca serviciul de curatenie este inclus in pret.

TIPS: Avand in vedere ca de multe ori se intampla ca pe ultima suta de metri sa iti ocupi timpul cu alte parti organizatorice, nu uita sa ai in vedere ca invitatii sa aiba la indemana hartie/agenda si pixuri pentru a nota informartiile.