Cum stai cu organizarea biroului?

08.08.2014

Ai o structura oarecare? Cat de mult te frustreaza dezordinea? E greu sa iti amintesti pe unde ti-ai lasat lucrurile? Ai pus vreodata un dosar undeva si nu ai reusit sa mai dai de el doar dupa vreo o ora si ceva de rastalmacit prin birou?

Deseori, sistemele de organizare sau de arhivare dau gres pentru ca sunt preluate nu incepute de la zero; un pic de aici, un pic de acolo si cand incep nu sunt cu adevarat sisteme de organizare, mai mult sunt un asortiment aleatoriu de dosare care nu prea au legatura unul cu altul. In timp se aduna tot mai multe si ajung  sa se ”organizeze” singure.

Pentru a crea un sistem eficient o sa ai nevoie de un plan si de materiale specifice. Nu scriem cu pixul pe dosare si le asezam unele peste altele. Pentru a fi lucrurile cat mai usoare folosim etichete autoadezive, atat albe cat si colorate.

 etichete autoadevize

Uita-te la “sistemul” tau actual, sau, ma rog, la gramada de dosare care tine loc de forma de organizare si incepe sa sortezi tot ce gasesti acolo in categorii mari. Nu te lasa blocat daca gasesti ceva ce nu se potriveste nicaieri, poti sa faci o categorie si pentru asta. Odata ce ai reusit sa imparti totul in categorii generale e timpul sa trecem la lucruri mai specifice. Le sortezi din nou (stiu ca e greu) insa acum lucram pe subcategorii. De exemplu, daca ai o categorie cu “Plati” subcategoriile aici pot fi:

  • plati curierat

  • plati salarii

  • deconturi

Incearca sa fii cat mai specific, chiar daca o sa ajungi sa ai multe subcategorii. Asta e si ideea pana la urma, nu? Sa fie totul impartit in grupa specifica. Fiecare dosar, fie act isi primeste propria categorie. Desigur, fiecare in parte sunt marcate cu cate o eticheta.

De aici incolo lucrurile pot sa decurga in functie de preferintele personale ale fiecaruia. Iti voi prezenta in continuare sugestii pe care le poti lua in considerare. O idee ar fi marcarea categoriilor mari cu diferite culori, etichetele autoadevize sunt extrem de utile in acest caz. De exemplu daca categoria plati e rosie, subcategoriile pot fi marcate cu diferite nuante de rosu sau culori apropiate. Odata ce vei asocia direct culoarea rosie cu dosarul plati vei observa ca vei lucra mult mai eficient si nu vei mai pierde timp in cautari inutile. Desigur fiecare eticheta va fi marcata cu numele dosarului sau numele categoriei. Odata toate marcate, pot fi asezate in diverse feluri, alfabetic, numeric, dupa cat de des le folosesti etc. Scopul este sa poti accesa tot ce ai nevoie usor si rapid. Dosarele ce au legatura unele cu altele sa fie apropiate, sa nu trebuiasca sa te ridici de la birou ca sa iei un dosar pe care il folosesti zilnic deoarece o sa ai tendinta sa il pui oriunde ca sa nu trebuiasca sa mergi sa il pui la loc. E vorba de eficienta si eficacitate.

In functie de birou si de tipul activitatii poti sa adaptezi sfaturile prezentate mai sus. Nu uita, cel mai important este ca tu sa reusesti sa recunosti cat mai usor tot ce ai nevoie in biroul tau.